Office Manager H/F - Evoliz

Travailler chez Evoliz ce n'est pas seulement redonner le sourire aux chefs d'entreprise ; c'est aussi rejoindre une équipe où il fait bon vivre, où la banane n'est pas qu'un simple logo mais un véritable état d'esprit.

NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Rattaché(e) à la direction générale, vous aurez comme missions de faciliter le quotidien des collaborateurs, gérer certaines tâches administratives, transmettre les informations entre la direction et ses différents interlocuteurs externes (fournisseurs, cabinets comptables, banques, administrations, organismes de formation...). En somme vous serez un véritable couteau suisse pour l'entreprise.

LE QUOTIDIEN

Chez Evoliz, nous croyons qu'un environnement de travail bien organisé et chaleureux est la clé du bien-être et de l'efficacité. C'est pourquoi nous recherchons un(e) Office Manager aussi rigoureux(se) que bienveillant(e), capable de faire en sorte que tout roule au quotidien pour nos équipes.

En tant que véritable facilitateur(trice), vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'entreprise. Vous interviendrez notamment sur les missions suivantes :

Gestion administrative & support aux équipes :

- Traitement du courrier (classement, dispatch, suivi)
- Passation de commandes et gestion des réceptions
- Dépôt des factures dans Evoliz
- Assistance des dirigeants pour l'organisation de déplacements
- Organisation des déplacements des équipes
- Accueil des visiteurs externes
- Suivi des affaires courantes des locaux (entretien, petits travaux)
- Participation aux relances clients
- Gestion de la flotte de véhicules
- Vie d'entreprise & logistique :

Organisation d'événements internes (chez nous, on adore célébrer !)
- Décoration (surtout à Noël !), plantes vertes (à garder en vie)
- Gestion des goodies, PLV et tenues :
- Suivi des stocks, commandes de réassort uniquement (pas de création)
- Préparation et envoi des colis aux clients, équipes, événements
- Soutien logistique aux événements & actions marketing :
- Réservations (lieux, transports, hébergements, restaurants.)
- Commandes et achats (repas, matériel, etc.)

Formation & support commercial :

- Coordination logistique des formations (déplacements, organisation)
- Suivi administratif des ventes de la formation

Vous l'avez compris le rôle d'office manager est clé dans notre société en forte croissance, cette fiche de poste n'est donc pas exhaustive et les missions pourront évoluer dans le temps.

PROFIL

Du lundi au vendredi, à pourvoir le plus vite possible. L'Office Manager sera installé(e) dans un openspace sur site.

Nous recherchons une personne bienveillante et empathique et, au delà de compétences humaines, nous aimerions que notre futur(e) collègue ait les compétences suivantes :
- Expérience en office management ou en assistanat polyvalent
- Sens de l'organisation hors pair et grande autonomie
- Polyvalence, rigueur et réactivité
- Bon relationnel
- À l'aise avec les outils informatiques (Evoliz, Excel, Google Workspace.)

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Édition de logiciels applicatifs

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.