Assistant·e de Direction H/F - CCAS de Grenoble

CONTEXTE

Le CCAS de la Ville de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des partenaires de l'action sociale. Il anime une action de prévention et de développement social. Il est engagé dans l'accueil et l'accompagnement de la vulnérabilité, de la précarité et de la santé.

Son action s'inscrit autour de 3 axes stratégiques :

Placer l'usager-ère au coeur des services

Renforcer le partenariat du CCAS

Faire des établissements des lieux de vie

Ces axes stratégiques renouent avec des principes simples qui animent l'action sociale depuis toujours.

La Direction Lutte contre la Pauvreté et la Précarité (DASLPP) organise son action en deux Pôles, le Pôle Hébergement Santé et le Pôle Accueil, Accès aux Droits, Accompagnement regroupant chacun plusieurs établissements ou services :

La direction déléguée « Hébergement et Santé » a pour mission de développer des lieux de vie innovants et ouverts sur l'environnement, avec une prise en compte des enjeux sans cesse renouvelés de bientraitance, de personnalisation de l'accueil et de l'accompagnement, d'accompagnement social global, de la qualité d'accueil et de convivialité. Elle gère des lieux de vie : 4 établissements sociaux et médico-sociaux et un service d'hébergement d'urgence des publics en situation de pauvreté et précarité. Elle porte des projets et actions en lien avec le projet stratégique du CCAS en matière d'accueil et d'accompagnement des personnes en situation de pauvreté et/ou précarité au sein de ces lieux de vie et assure un fonctionnement harmonieux de ces différents établissements : Lits d'Accueil Médicalisés et Lits Halte Soins Santé, Centres d'Hébergement et de Réinsertion Sociale d'urgence, Centres d'Hébergement et de Réinsertion Sociale d'insertion, Service d'Hébergement Alternatif.

La direction déléguée « Accueil, accès aux droits, accompagnement » a pour mission de porter et de s'adapter à l'évolution des contextes territoriaux des services aux usagers dans les domaines de l'accueil, l'accès aux droits et l'accompagnement. Elle assure le pilotage de politiques obligatoire, facultative ou déléguée par une autre institution au CCAS en matière de lutte contre la pauvreté et la précarité. Elle comprend 3 services regroupant une dizaine de dispositifs. Ces derniers portent des projets et actions en lien avec le projet stratégique du CCAS en matière d'accueil de qualité, d'accès aux droits pour tous les grenoblois et d'accompagnements spécialisé

FINALITES

» Assister le-la Directeur-trice et les Directeurs Délégués (DIRLPP) en termes d'accueil dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale), la communication, le suivi des projets et de classement des dossiers.

Participer à l'organisation administrative de la DASLPP.Gestion des agendas :

» Gérer les prises de rendez-vous pour le directeur et les directeurs délégués.

Partager les priorités de l'agenda avec le directeur.

Planifier les réunions internes et externes (comité de pilotage, ateliers stratégiques, comité de suivi du plan d'action et des réunions avec d'autres institutions et associations).

Assurer la logistique liée aux réunions et aux événements organisés (réservation de salle, repas, transport, etc.).

Rédiger des comptes rendus de réunions.

Préparer et suivre les ordres de mission (formation, colloques, réunion institutionnelles) de la direction et des services de la direction (lien avec le service formation et la gestion administrative, réservation de transports).

Suivre les congés, absences de la direction (directeur et directeurs délégués) et des responsables de service.

Accueil téléphonique

Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et traiter les appels en fonction des demandes et priorités.

Donner le premier niveau de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.

Participer à la continuité de l'accueil téléphonique pour l'ensemble des directions du CCAS

Traitement de l'information

» Recueillir, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la DIRLPP.

Relire et mettre en page des courriers divers, rédiger des courriers.

Assurer le suivi des parapheurs.

Organiser et assurer le classement des documents intéressant le fonctionnement de la DASLPP.

Communication et mise en forme

» Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte graphique.

Participer à la rédaction et à la formalisation des bilans d'activité des services de la DASLPP.

Participer à la réalisation du bilan d'activité du CCAS (« Repères») pour le compte de la DASLPP, et réaliser des supports de communication pour les services.

» Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou événementiels.

» Recueillir régulièrement auprès des services de la Direction les événements à valoriser.

Suivi administratif et financier

Assister les services de la DASLPP dans l'application des procédures internes.

Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la Direction.

Participer à l'élaboration du budget de la Direction, et réaliser les engagements comptables pour celle-ci.

Contrôler l'état des lignes de crédit de la Direction (lignes budgétaires DIRLPP).

Procéder à la liquidation des factures engagées.

Travailler en lien avec le Pôle questure et assistantes de direction ressource pour assurer le respect des délais pour la préparation des délibérations de la direction pour le Conseil d'Administration.

Travailler en lien avec le Pôle questure et les directions de la Ville pour préparer les documents nécessaires à l'attribution des subventions aux associations du champ de précarité.

Faire le lien avec les services ressources en fonction des besoins de la Direction.

Participer à la gestion des conventions de stage de la Direction et de ses services.

Organiser et assurer le classement papier et informatique, dont l'archivage.

Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables.

Gérer les tickets de transports en commun pour les services de la DASLPP.

Participer à la conception de tableaux de bord et leur mise à jour régulière.

Créer et mettre à jour les contacts de la Direction.

Gestion de dossiers spécifiques

Rédiger des délibérations et notes de synthèse pour le Conseil d'Administration en lien étroit avec le -la Directeur-trice.

Suivre l'échéancier des contrats de prestation et des conventions de la DASLPP.

Suivre les conventions de mise à disposition de salles.

Animer le réseau des secrétaires des services de la DASLPP

Suivre le processus d'instruction des subventions aux associations en lien avec la Direction générale et la Dirlpp (pièces administratives, rapport d'activité)

Divers

» Être force de proposition pour la création d'outils de suivi.

» Travailler en binôme avec l'assistante de direction de la DASPA afin de pallier aux absences de l'assistante de direction concernée (réciprocité).

» Très bonne maîtrise de l'expression écrite et orale, capacités rédactionnelles avérées, bon esprit de synthèse.

» Capacités d'analyse et de réflexion, esprit d'initiative et autonomie dans le fonctionnement quotidien

» Rigueur organisationnelle (classement et traitement de l'information, gestion des priorités)

» Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur, bon savoir être et qualités relationnelles

» Maîtrise des outils bureautiques (Word/ Excel/ PowerPoint...), de l'Internet

Connaissances souhaitées :

» Organisation et fonctionnement des Collectivités Territoriales et des compétences des autres institutions publiques dans le champ de la prévention sociale, de l'aide sociale, et des politiques de l'action sociale en matière de lutte contre la pauvreté et la précarité.

» Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement du CCAS de la Ville de Grenoble.

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

» Appartenir au cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux ou être inscrit sur liste d'aptitude.

» BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.

» Expérience sur n poste similaire souhaité