Assistant - Assistante Paie H/F - Federation Departementale Admr

1 Gestion administrative des salariés des Associations pour lesquelles il est le référent (suppléance pour les autres associations)
- Enregistrer de manière quotidienne les contrats de travail et avenants.
- Réaliser les salaires en fonction des variables connues - Relancer si nécessaire afin d'avoir l'ensemble des éléments - Contrôler des bulletins et envoi - Contrôler les salaires négatifs et réaliser les relances.
- Préparer et contrôler les éléments de paie relatifs aux fins de contrat.
- Contrôler les charges sociales et envoi.
- Gérer la mutuelle : affiliation, dérogation, suspension, recouvrement, suivi.
- Enregistrer et gérer toutes les suspensions de contrat (les arrêts maladies, les accidents de travail, maladies professionnelles, congés parentaux...) : Attestations de salaires, subrogation, mi-temps thérapeutique, envoi des décomptes AG2R, contrôle de cohérence entre la comptabilité et la paie.
- Gérer administrativement les dossiers d'invalidité et d'incapacité.
- Renseigner les bénévoles du réseau et les salariés du réseau sur les domaines de la paie.
- Maitriser et apporter les conseils nécessaires selon les Conventions Collectives (BAD et particulier-employeur).
- Classement et archivage.

2 Etablissement des déclarations sociales et fiscales
- Collecter et saisir de manière mensuelle les informations pour les documents suivants : charges sociales = URSSAF - taxe sur les salaires - retraite - prévoyance.
- Etablir et contrôler mensuellement la DSN pour le réseau.
- Etablir et contrôler les charges sociales annuelles pour le réseau.
- Réaliser les déclarations de main-d'oeuvre.

3 Gestion administrative du mandataire
- Contrôler et saisir les dossiers complets.
- Contrôler et enregistrer de manière quotidienne les contrats et avenants.
- Réaliser les salaires : recherche des heures majorées et Kms, saisie des salaires, sortie informatique, envoi aux employeurs, envoi des documents légaux liés à la rupture du contrat de travail.
- Enregistrer et gérer les suspensions de contrat de travail : attestations de salaire, mi-temps thérapeutique, reprise, envoi des décomptes AG2R et IRCEM, gestion des invalidités, des décès des salariés.
- Gérer les fins de contrats et établir les documents relatifs aux fins de contrat : envoi à l'employeur et/ou ayants-droits et/ou notaire.
- Elaborer les dossiers IRCEM suite au décès de l'employeur (demande, contrôle du remboursement et mise en relation avec comptabilité).
- Déclarer de manière trimestrielle URSAFF et IRCEM.
- Assurer un suivi mensuel des salariés sans activité dans le mois.
- Renseigner l'employeur en matière de législation de la paie et des process.
- Classement, archivage.

4 Visite médicale et mutuelle
- Veiller au respect du suivi médical des salariés du réseau.
- Programmer avec les organismes de santé au travail les différentes visites obligatoires.
- Réaliser les déclarations annuelles des effectifs concernant le suivi médical du réseau.
- Etablir les convocations au salarié avec copie à l'Association ou au Responsable du salarié.
- Suivre les visites médicales par association et alerter si nécessaire.
- Contrôler la facturation de l'organisme de santé au travail et la mutuelle et réaliser un rapprochement avec les éléments comptables.
- Assurer le traitement administratif annuel des mutuelles afin d'actualiser la situation des salariés.
- Contrôler la gestion opérante des adhésions, suspensions, dérogation de la mutuelle.
Respect des exigences des systèmes de management de la qualité.

Profil
La formation correspond au niveau 5 de l'Education Nationale, notamment du brevet de technicien supérieur gestionnaire Paie ou, Titre professionnel en Ressources humaines.
Une expérience de secrétariat dans les domaines des ressources humaines, de la formation, de l'aide à domicile est appréciée.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Codifier une facture, Codifier un mandat, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Gérer la paie, Assurer la confidentialité des informations de paie, Assurer le suivi des dossiers de maladie, maternité, accidents du travail, etc, Calculer les salaires en tenant compte des éléments variables et des différentes cotisations sociales, Collaborer avec les services RH et comptabilité pour garantir la cohérence des données, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Effectue les formalités d'embauche, Établir un bulletin de paie, Gérer les déclarations sociales et fiscales (DSN, URSSAF, caisses de retraite, etc), Gérer plusieurs tâches simultanément et respecter les délais de production, Intégrer les nouvelles réglementations dans les processus de paie, Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière, etc.), Préparer les éléments constitutifs de la paie, Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines, Traiter des indemnités liées à la maladie et aux accidents, Traiter les informations relatives aux changements de contrat

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.