Assistant - Assistante de Direction du Doyen H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le secteur santé regroupe les UFR de médecine, de pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s'ajoutent des formations de Licence et Master.

Le secteur santé compte environ 300 personnels enseignants et non-enseignants pour un total de plus de 10 000 étudiants.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux pour chaque cycle de formation.

Découvrez le secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous l'autorité de la directrice administrative du secteur santé, vous rejoindrez une équipe de deux collaboratrices, respectivement assistante du doyen de médecine et de la direction administrative. Votre mission consistera à assurer l'assistanat et la gestion des affaires courantes du doyen de la faculté de pharmacie.

Activités principales :

- Assurer le secrétariat du doyen de pharmacie.

- Gérer plusieurs boîtes mails partagées.

- Gérer l'agenda du doyen, prioriser et planifier les rendez-vous.

- Préparer, organiser, anticiper les déplacements professionnels, en France et à l'étranger, du doyen, des vice-doyens et des assesseurs : devis, réservation, transport / hôtel, ordres de missions aller / retour, remboursements, etc.

- Organiser les réunions internes et externes à l'UFR et les manifestations ou événements (assemblées générales, conférences, etc.).

- Préparer les conseils d'UFR : ordre du jour et convocation, réalisation du support diffusé en séance, soutien logistique de séance, compte-rendu et rédactions des délibérations.

- Participer aux missions de secrétariat de direction commun au secteur santé (3 assistantes de direction) afin d'assurer la continuité du service.

- Diffuser l'information à la communauté de l'UFR de pharmacie ou de l'ensemble de la communauté du secteur santé.

- Participer à la gestion des réservations de salles (sur le logiciel ADE).

- En cas d'absence d'une collègue du pôle, prendre le relais sur les missions du périmètre concerné.

Afin d'assurer une continuité de service, les horaires de travail seront en lien avec les horaires d'ouverture de l'accueil, avec un roulement de la permanence jusqu'à 17h30 du lundi et au jeudi, et 16h30 le vendredi.

Une certaine flexibilité horaire peut être demandée lors des conseils d'UFR en fin de journée de 16h à 19h une fois par mois, ainsi que lors d'événements ponctuels du secteur santé (2 à 3 fois par an, programmés à l'avance).

Disposer d'un niveau Bac minimum dans le domaine du secrétariat ou de l'assistance de direction est souhaité.
Une première expérience dans le domaine et / ou dans le secteur public serait un plus.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Connaître l'environnement universitaire (un plus), Connaître les études de pharmacie (un plus), Savoir tenir un standard téléphonique, Travailler en autonomie/en équipe (en open space), Techniques secrétariat / gestion administrative, Savoir prioriser son activité, gérer les urgences, Bonnes qualités rédactionnelles, d'expression oral, Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Diplomatie, discrétion et bon relationnel, Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.