Assistant Administratif Agent d'Accueil Social H/F - Commune de Doue-En-Anjou

Commune nouvelle de + 11 000 habitants dans le Bassin Saumurois.Envoyer lettre de motivation et CV à l'attention de Monsieur le Président du CCAS de Doué-en-Anjou :
Au sein de la commune et du CCAS, sous la responsabilité de la Directrice éducation et action sociale, vous aurez en charge l'accueil social du CCAS et l'assistance administrative des services petite enfance, enfance jeunesse et action sociale. Poste à temps complet (37.5 heures hebdomadaire) avec RTT.

Missions principales liées à l'accueil et à l'organisation du CCAS
- Accueil physique et téléphonique, chargé d'un premier niveau d'information (accompagnement des usagers CCAS dans leurs démarches administratives, transfert des communications aux services, prise de RDV, écoute, orientation du public, mailing et phoning)
- Domiciliation : tri, distribution, aide à la lecture et l'explication du courrier si besoin
- Préparation de la commission logements sociaux (suivi des demandes, classement, actualisation des fichiers et tableaux de bords)
- Gestion locative des salles de convivialité des Ainés - régisseur principal - gestion des conventions, réservations
- Aide administrative et technique auprès de la Directrice du CCAS et de son adjointe
Missions principales liées à la Direction éducation, petite enfance et enfance jeunesse
- Gestion du courrier entrant et sortant et suivi des parapheurs (distribution, bordereau d'envoi)
- Aide technique aux services pour tâches diverses : mise sous pli, impression des copies, préparation supports de communication (type questionnaires ou affiches), organisation des temps forts des services, tenue de tableaux de bords, demandes techniques et informatiques.
- Saisie des engagements de factures et édition des bons de commandes pour l'ensemble des services de la direction, aide à la facturation des familles du Multi-accueil
- Assistance administrative : rédaction de courriers, tenue de tableaux de bords pour analyses statistiques et bilans d'activités, prise de notes, édition de documents, convocations réunions, saisi et envoi compte rendu réunions et courriers décisions.

Formations souhaitées : Secrétariat - bureautique, Assistant Manager avec appétence pour l'accueil du public
Savoirs : connaissances des acteurs et organismes sociaux et de leur rôle, connaissances du fonctionnement d'un CCAS, des aides légales et facultatives, connaissance des règles comptable et du fonctionnement des collectivités
Savoir-faire : écrits professionnels, maîtrise des différents logiciels métier et Pack Office, rigueur, organisation.
Savoir relationnel : capacités d'écoute et de discrétion, sens du service public, sens du travail en équipe, capacité à s'adapter à différents publics, capacité à accueillir les usagers de manière agréable (souriante et disponible).

Contraintes liées au poste ;
Poste d'accueil : disponibilité vis-à-vis des usagers avec gestion éventuelle de tensions dans la relation au public.
- Déplacements occasionnels sur sites distants (MPEF, EEJ) pour aide administrative et technique
- Congés à prendre en roulement avec le travailleur social (binôme au niveau de l'accueil du CCAS)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Logiciels comptables, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Élaborer des tableaux de bord, Réaliser des opérations comptables, Relayer de l'information

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.