Secrétaire de Formation H/F - Commission Nale Qualif Assist

La CNQAOS, organisme de formation d'Assistant dentaire, recherche un(e) secrétaire de formation en temps plein.
Lieu de travail : NICE 06300

Activités du poste :
Mettre en oeuvre les moyens administratifs et organisationnels nécessaires à la réalisation des actions de formation selon les indications données par son responsable hiérarchique :
- Accueillir et informer les visiteurs ; accueillir et encadrer apprenants et formateurs/animateurs.
- Assurer des tâches de secrétariat (courrier, messagerie, téléphone) du site de formation
- Gérer l'administratif des actions de formations et assurer le suivi pré et/ou post-formation, en lien avec les services de Clichy (liste non exhaustive) :
- Faire émarger alternants et intervenants selon les consignes édictées,
- Afficher les calendriers de cours,
- Faire remplir les questionnaires/enquêtes d'appréciation et de satisfaction et transmettre les versions papiers au national,
- Recueillir les anomalies (réclamations) et les transmettre au national,
- Effectuer le relevé des heures de présence effective des formateurs/animateurs et transmettre au service comptable,
- Et autres formalités
- Assurer la liaison et la communication avec les apprenants, leur transmettre des informations
- Maintenir l'ordre et la discipline et faire respecter le règlement intérieur par les apprenants. Surveiller de façon préventive et corrective les comportements.
- Assister le responsable de l'organisation des épreuves et l'Assistant pédagogique dans l'organisation du déroulement du parcours de formation, dans leur encadrement et leur surveillance.
- Assurer le traitement, le suivi administratif de l'individualisation de parcours de formation et des évaluations formatives et sommatives (saisie informatique des notes, communication des notes).
- Assurer la réalisation des enquêtes de suivi de cohortes des titulaires du Titre AD à 6 mois, puis chaque année pendant toute la durée de l'enregistrement au RNCP
- Diffuser des informations générales et/ou des documents auprès des apprenants et équipes pédagogiques, mettre en oeuvre des procédures et accomplir les formalités administratives liées aux activités de formation.
- Diffuser et promouvoir l'offre de formation CNQAOS auprès des futurs employeurs et futurs élèves.

Assurer la logistique des formations dispensées :
- Assurer l'ouverture et la fermeture des locaux et en contrôler l'accès et la circulation des personnes.
- Veiller à conserver un environnement approprié à la formation (conditions, locaux, équipements) dans le respect de la réglementation applicable aux établissements recevant du public ; organiser ou participer à la maintenance des locaux.
- Assurer des fonctions d'appui logistiques aux formateurs/intervenants en préparant les salles et équipements : ouvrir les salles de cours, les préparer et aménager ; installer, ranger et mettre à disposition des intervenants tous matériels (informatiques, audio, vidéo) ; assurer ou organiser la maintenance de ces matériels et équipements.
- Assurer la préparation et le maintien de l'instrumentation et des matériaux propres et classés par acte courant effectué en odontologie
- Tracer la mise à disposition du matériel pédagogique
- Veiller à l'application des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site et à l'observation des consignes générales de sécurité (respect des normes ERP5-R).
- Organiser logistiquement les événements et manifestations planifiés par les services de Clichy (ex : stages post-qualification)

Poste accessible à partir de diplômes de niveau 5 (anciennement III) de type BTS secrétariat ou assimilé.
Type de contrat : CDI 35h hebdomadaire
Rémunération : 31 008€ brut annuel

Experience : Débutant accepté

Compétences : Techniques pédagogiques, Concevoir l'ingénierie de formation et les séquences pédagogiques, Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.