Secrétaire Chargée d'Accueil H/F - Ass Comm Inform Jeunesse et d Accueil

L'ACIJA se donne pour objectifs :
- De mettre à disposition des enfants et des jeunes, de leur entourage familial, socio-éducatif et professionnel, de ses adhérents et toutes autres personnes un ensemble de ressources matérielles ou immatérielles dans les domaines de
La Santé - la Citoyenneté - l?Education - la Vie Associative
- De promouvoir ces domaines par des actions, des manifestations et des projets.Dans le cadre des missions de ses services, l'ACIJA crée un poste au soutien des équipes.
Convention collective de l'animation - Groupe C - Coefficient 280
CDI - 20/35ème
Accueil
Secrétariat
Soutien administratif
Intendance
Poste soumis au respect de l'anonymat, la discrétion professionnelle et à la gratuité de l'accueil
GESTION/ADMINISTRATION
- Réalisation de documents administratifs
- Soutien administratif aux services
- Tenue des statistiques et réalisation du bilan annuel d'activité
- Frappe et rédaction de courrier, mailings nécessaires
- Elaboration d'outils de communication
- Publication et mise à jour des informations sur les outils de e-communication
- Revue de presse
- Elaboration d'une newsletter ACIJA
- Veille documentaire

ACCUEIL
- Accueil physique et téléphonique pour des renseignements relatifs aux services de l'Association (IJ, Guid'Asso, PAEJ, CLAS, PDN. et permanences d'associations accueillies)
- Gestion des correspondances
- Relations avec la CCMVR
- Relation usagers

INTENDANCE
- Gestion des plannings d'utilisation de la maison et du matériel de prêt
- Listage des besoins en matériel
- Commandes de matériel
- Petite maintenance du matériel

ACCOMPAGNEMENT/ANIMATION
- Appui à l'élaboration et à la réalisation de la Journée Jobs d'été et/ou toutes autres journées ou manifestations relatives à la promotion du P.I.J. et de l'ACIJA,
- Appui aux actions menées par les autres services de l'Association (cf. le projet associatif).

Compétences Personnelles
- Aisance relationnelle
- Capacité d'expression orale et écrite
- Capacité d'adaptation et d'organisation pour des activités diversifiées
- Dynamisme et esprit d'initiative,
- Capacité à travailler en équipe et avec du personnel dédié au service en contrats particuliers (stagiaires.)
Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques, bureautiques et des méthodes de classement des documents (Word, Excel, Power Point, Canva et autres)

- Titulaire du permis B pour déplacements professionnels
- Niveau anglais B1 souhaité

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Définir des besoins en approvisionnement, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.