Responsable Administratif·ive Adjoint·e en Charge des Finances et des Moyens H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative du service API, le/ la responsable adjoint la seconde et l'appuie, particulièrement dans la gestion des finances et des ressources avec une approche axée sur la qualité et d'optimisation. La/ le responsable adjoint participe activement à la mise en oeuvre des objectifs fixés par l'université en matière d'orientation, d'insertion professionnelle et de réussite étudiante.

La/le responsable administratif adjoint assure un rôle de conseil et d'appui au pilotage administratif, budgétaire et financier du service. Elle/il conseille et collabore étroitement avec la directrice du service API, son adjointe et les responsables des pôles.

Activités principales :

· La gestion budgétaire et financière

· L'optimisation des outils de gestion et des procédures et l'appui au pilotage du service
et d'indicateurs pour l'université.

· La gestion des moyens du service et des locaux

· La coordination des actions de communication interne pour la valorisation du service API.

1. Gestion budgétaire et financière :

· Contribution à l'élaboration du budget avec la Direction API

· Gestion et suivi de l'exécution budgétaire en lien avec la gestionnaire administrative et financière

· Suivi des recettes et des justificatifs pour les versements de subvention

· Réalisation d'opérations sur SIFAC+

· Recensement, supervision des marchés publics et accompagnement des pôles dans leurs réponses aux appels d'offres

· Recherche de financement et aide aux réponses à appel à projet

· Mise à jour des tableaux de bord budgétaires et financiers utiles au pilotage du service.

2. Optimisation des outils de gestion et des procédures :
· Développement et amélioration des outils de gestion et de pilotage
· Structuration de procédures internes et mise en place d'un système centralisé d'archivage des données et bilans du service
· Centralisation et suivi des conventions API et relation avec la Direction des affaires juridiques
· Coordination et centralisation des tableaux de suivi de l'ensemble des pôles
· Définition et mise en place d'indicateurs de suivi interne au service
· Analyse et valorisation des données statistiques recueillies.

3. Gestion des moyens du service et des locaux :
· Mise en place du DUERP dans le cadre de son rôle d'assistant de prévention
· Gestion et suivi des demandes de travaux et coûts associés.
· Gestion et suivi des équipements du service et des coûts (informatique et autres, matériel adapté pour les ESH...)
· Mise en oeuvre des procédures nécessaires au suivi et à la gestion des équipements et des ressources matérielles.

4. Coordination des actions de communication interne dans le cadre de la visibilité du service API
· Promotion du service API auprès des services et composante

Connaissances requises

· Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et du système éducatif

· Règles budgétaires et de la commande publique

· Culture administrative et juridique

Compétences opérationnelles

· Savoir formuler des propositions et à préconiser des choix dans son rôle d'appui et de conseil

· Élaborer un budget et appliquer des règles financières
Afficher la suite
· Savoir gérer son activité dans des délais contraints et dans un cadre de gestion complexe

· Maîtriser les techniques de conduite de projet

· Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles ainsi qu'une démarche qualité en équipe

· Avoir des capacités orales et rédactionnelles

Qualités requises

· Sens de l'organisation

· Rigueur et fiabilité dans l'exécution des missions

· Capacité d'adaptation et anticipation des besoins,

· Sens de l'écoute et aisance relationnelle

· Discrétion

Autres connaissances

· Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Power Point, messagerie
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : bonne maîtrise de SIFAC, Apogée et OSE serait un plus