Assistant de Direction en Charge du Centre Technique Municipal - Mairie de Mouvaux H/F - Fonction publique Territoriale

Apporte une aide permanente au Directeur du Pôle en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Porte des dossiers sur délégation directe du Directeur du Pôle. Apporte sur ordre du Directeur du Pôle une aide ponctuelle aux services du Pôle selon les besoins et les nécessités exprimés par eux.

- Assister la Direction des Services Techniques et plus particulièrement les cadres du service bâtiment et des espaces verts dans les tâches administratives
- Organisation et planification des réunions des cadres de la direction
- Assistance à l'organisation et planification de l'activité des régies bâtiments et voirie
- Etablissement des bons de commandes de la direction
- Accueil téléphonique et physique
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Gestion du courrier des cadres de la direction
- Instruction des dossiers et application des procédures administratives en lien avec l'occupation du domaine public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Suivi des projets et activités de la direction
- Recherche et diffusion d'informations
- Accueil au sein du CTM
- Gestion divers dossiers : EPI, clefs, réception des livraisons...

Compétences ou connaissances souhaitées :
- Organisation et fonctionnement des services d'une commune
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Logiciel de bureautique et progiciels de gestion (ciril, fluxnet,diva...)
- Notions des procédures et règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
- Expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels du compte-rendu

Dimension humaine :
- Contribuer à l'Esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Faciliter le traitement des tâches et doléances avec sens du relationnel et de la diplomatie
- Réagir avec promptitude
- Appliquer son devoir de réserve, discrétion professionnelle (service), secret professionnel (RGPD)

Dimension environnement professionnel :
- Coordination régulière avec les autres assistant(e)s situé(e)s en Mairie

Dimension technique :
- Accueillir et renseigner les administrés, les fournisseurs, les entreprises, les agents municipaux
- Assister les cadres du CTM dans les tâches administratives :
- Créer et traiter les fiches d'intervention (GIPI, PRELOC...)
- Préparer les courriers, tableaux, présentations, notes...
- Enregistrer la main d'½uvre après contrôle des techniciens, relevé des HS/HR mensuelles
- Saisir et gérer des bons de commandes du CTM sous logiciel CIRIL
- Contrôle et validation des factures - fournitures
- Relever mensuellement les kilométrages des véhicules municpaux
- Gérer les prêts des clés des bâtiments communaux
- Gérer les achats annuels et ponctuels des Equipements de protection individuels du pôle
- Contrôler les livraisons des commandes arrivant au CTM
- Suppléance de l'assistante située en Mairie

Dimension économique :
- Assister les demandes de devis /rédiger les Bons de commande, réceptionner les bons de livraison
- Gérer le budget EPI, clefs pour le pôle