Secretaire Technique BTP H/F - Bee'z Pro

BEE'Z PRO est une entreprise à taille humaine qui s'engage à mettre son expérience à votre service ; la ruche de l'emploi est la solution pour répondre à vos besoins.

Nous proposons des missions en intérim, CDD, CDI et ALTERNANCE.
On vous accompagne pour trouver l'emploi qui vous correspond le mieux.

Rejoignez l'équipe "BEE'Z PRO", et Prenez votre envol.BEE'Z PRO Mulhouse recherche pour un de ses clients, UN(E) SECRETAIRE TECHNIQUE BTP H/F.

LES MISSIIONS :
TRAITEMENT DES COMMANDES
Réception des demandes par mail ou téléphone
Prise d'information pour les demandes : lieu d'intervention, type de travaux, client (particulier ou bailleur), degré d'urgence
Dispatch de la demande selon le corps de métier
Création de la commande sur le logiciel
Création du chantier dans le logiciel
Contrôle syntaxe et orthographe puis transmission des devis
Planification via le logiciel
Suivi des clients (dates de fins de travaux, dates d'intervention, travaux supplémentaires, modification du devis...)
Envoi des régules aux clients (demande et relance des bons de commandes)
Traitement des SAV
Saisi des rapports d'intervention pour mise en facturation
FACTURATION
Facturation des situations d'avancement et transmission aux maîtrises d'oeuvre pour validation
Envoi des factures par courrier ou mail
Dépôt des factures sur plateformes
Dépôt des factures dans le dossier associé
Classement des factures
ASSISTANCE DU MANAGER
Prise de rendez-vous pour les responsables de division, conducteur de travaux, chargé de projet et responsables d'exploitation
Gestion de l'agenda
Vérification des convocations aux réunions de chantier via les comptes rendus + convocation mise au planning
Préparation des réunions équipes (Tableau des devis en cours et commandes ouvertes)
ADMINISTRATIF
Traitement de la boite mail dédiée à l'assistante
Communication d'informations en interne (informer les autres divisions des changements de planning)
Demande d'occupation voierie
Création des classeurs AO attributaires + création de la commande sur le logiciel
Création des PPSPS et DOE et envoi pour les marchés attributaires
Classement

Experience : 5 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.