Chef de Bureau H/F - Institut de Reeducation le Chemin

Sous l'autorité de la directrice bassin Tarn, en tant que chef de Bureau (H/F) vous assurerez les travaux de secrétariat du bassin, coordonnerez les fonctions administratives et serez responsable du pôle secrétariat du périmètre enfants. Vous serez également en charge de la communication.
Poste à pourvoir au 01/10/2025.

Description du profil :
- Assurer les travaux de secrétariat de la directrice Bassin
- Gestion du courrier, prise de rendez-vous, gestion documentaire
- Organiser et préparer les réunions à l'initiative de la directrice Bassin : CSE, CODIR Bassin.
- Diffuser les informations émanant du directeur Bassin (notes de fonctionnement, procédures.)
- Participation mensuelle au CODIR Bassin et à un CODIR Tarn sud et Tarn nord du périmètre enfants
- Assurer l'organisation matérielle des séminaires des cadres de proximité
- Assurer l'organisation du CAP : rapport d'activités, réservation de salle, repas, convocation, compte rendu
- Gérer les supports de communication : Médimail, Via Trajectoire, Resid ESMS pour l'ensemble des établissements du périmètre enfants
- Gérer les informations du ROR pour les établissements du périmètre enfants
- Gestion des sinistres en lien avec le siège social, les compagnies d'assurances, gestion des contraventions pour le Bassin
- Participer aux réunions de secrétaires Bassin

- Référente communication
- Recenser les actions ou événements à valoriser au travers d'une communication intra associative ou extra associative (médias, presse.)
- Assurer le lien Bassin périmètre enfants / DIRCOM (permanent et participation aux réunions DIRCOM)
- Assurer la communication intra périmètre enfants

- Mettre en oeuvre le projet du pôle secrétariat
- S'assurer du respect du cadre règlementaire et de la démarche qualité
- Promouvoir un environnement professionnel de qualité : ergonomie, hygiène, sécurité
- Veiller à la mise en oeuvre du projet du pôle en adéquation et au service des projets d'établissements
- Gérer le système d'information au sein du périmètre enfants (habilitations informatiques)

- Manager et coordonner le pôle secrétariat
- Participer au recrutement des secrétaires
- Participer au salon du TAF
- Coordonner le travail des secrétaires des établissements du périmètre enfants sur tous les dossiers transversaux
- Planifier et animer des réunions mensuelles avec les secrétaires du périmètre enfants
- Gérer les plannings des congés des secrétaires
- Coordonner les réponses aux différentes enquêtes adressées par le siège social, les partenaires
- Elaborer et suivre les plannings de travail
- Organiser le travail en fonction des exigences réglementaires et des besoins des établissements du périmètre enfants
- Mettre à jour les affichages réglementaires obligatoires au sein des établissements du périmètre enfants
- Tenir à jour les répertoires Outlook des professionnels
- Organiser la mise à jour par les secrétaires des documents relatifs aux personnes accompagnées en lien avec la RAQ du périmètre enfants (livrets d'accueil, DIPC.)
- Veille technologique et proposition d'investissements administratifs

Savoir-être :
- Maîtriser les outils bureautiques et avoir des capacités rédactionnelles solides
- Communiquer et transmettre l'information avec les différents interlocuteurs
- Gérer son temps et celui du service
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Avoir une bonne élocution et maîtriser le français
- Être organisé, méthodique, sérieux et rigoureux

Autres informations :
Déplacement occasionnel à prévoir, multisites.

Informations complémentaires :
- Niveau de diplôme : BTS assistant de direction et/ou Gestion PME-PMI
- Niveau d'expérience : 4 années de responsabilités administratives ou 6 années dont trois au moins an qualité de comptable, de secrétaire en chef de direction, de rédacteur ou d'assistant des services économiques.

Experience : 4 An(s)

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.