Assistant de Direction H/F - Arfiss

Missions :

L'assistante de direction contribue au bon fonctionnement de la Direction Générale en assurant un relai efficace en interne comme en externe.

Sous l'autorité de la Directrice Générale, il (elle) assiste la Direction Générale dans la gestion et l'organisation administrative. Partie prenante dans la communication interne et externe, il (elle) oeuvre dans une dynamique de coopération et de partenariat avec l'ensemble des acteurs de l'IRTS Poitou-Charentes. Il (elle) assure les missions principales suivantes :

Interface et communication :

- Joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de la Direction Générale.
- Traite et transmet les décisions, les notes de service, les divers documents en interne et en externe
- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'IRTS Poitou-Charentes

Gestion administrative et organisation :

- Prend en charge le suivi complet de dossiers en lien avec les services concernés des dossiers liés à la Direction Générale
- Contrôle et fournit les documents nécessaires aux missions de la Direction Générale
- Gère l'agenda, le planning de la directrice générale, organise les rendez-vous et filtre les appels et les accueils physiques
- Organise le planning et les déplacements de la directrice et des membres de l'équipe de direction.
- Réalise la gestion administrative du courrier ainsi que des messages électroniques.
- Instruit, prépare et suit l'évolution de différents dossiers en lien avec les services concernés (constitution, synthèse, mise à jour de fichiers, etc.).
- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes, etc.
- Prépare et organise diverses réunions internes et externes (convocations, préparation des dossiers, réservations de salles, etc.) et rédige des comptes rendus.
- Effectue des recherches documentaires, les transmet ou les exploite.
- Répond aux appels d'offres (partie administrative) en lien avec les secrétariats des filières et APP.

Gestion de l'information et documentation :

- Procède à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents.
- Traite l'information (collecte, classe et met à jour).
- Conçoit des tableaux de bord et réalise le suivi d'activités.

Gestion de l'association :

- Etablit et met à jour les listes des membres de l'association, du conseil d'administration et du bureau.
- Prépare et réalise les campagnes d'adhésion.
- Prépare et organise les réunions du conseil d'administration, du bureau de l'association ainsi que les AG (assemblées générales).
- Rédige les comptes rendus des séances de conseil d'administration, de bureau et des assemblées générales.

Profil :

- BTS assistante de direction exigé
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365), de communication (Créer/utiliser des outils et supports visuels - utilisation de logiciels de mise en page) et d'internet
- Autonomie, capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur
- Maîtrise des techniques de gestion administratives (organiser, planifier les moyens à mettre en oeuvre)
- Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités
- Très bonne communication écrite et orale
- Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels
- Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil
- Confidentialité, discrétion, loyauté
- Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence
- Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire souhaité

Conditions d'emploi :

- CDD 1 ETP, à pourvoir dès que possible jusqu'au 30 novembre 2025
- Rémunération selon CCNT 15/03/66.
- Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en Région

Candidature (CV et Lettre de motivation) à adresser par mail à ****@****.**.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.