Adjoint·e en Gestion Administrative H/F - Universite de Technologie de Tarbes

Le service administratif de l'IUT est organisé en différents pôles, financier, informatique, scolarité, communication, et recherche un adjoint
administratif en soutien à la Direction concernant l'accompagnement et le développement des personnels de l'Institut.
MISSIONS DU POSTE
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Accueil physique et téléphonique des usagers et secrétariat
- Rédaction de courriers postaux
- Orientation vers les services concernés
- Accompagnement des nouveaux entrants et des personnels
- Sensibilisation et accompagnement aux différents outils internes (accès aux procédures, règlement intérieur, livret d'accueil)
- Archivage et classement numérique et papier
- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le périmètre de ses missions
- Gestion des dossiers vacataires
- Participation à la commission « vacataire, prestataires »
- En lien avec les secrétariats pédagogiques et les chefs de départements, assurer la gestion administrative du personnel vacataire
d'enseignements
- Traitement des dossiers administratifs des agents vacataires d'enseignement
- Contrôle des pièces et des statuts des vacataires
- Elaboration des contrats vacataires
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- Saisie dans les différents logiciels dédiés : TRV-CE, Mangue (saisie des heures, préparation au
processus de paye)
- Organisation administrative et logistique des recrutements toutes catégories confondues
- Enregistrement des dossiers de candidatures, tenue du tableau de suivi, convocations, préparation des auditions
- Réservation de salles, fléchage, édition des PV et listes d'émargements, préparation des membres du jury, surveillance des épreuves
- Assister le service sur des sujets spécifiques ou en cas de surcharge
- Aide à l'organisation des recrutements et suivi des procédures
- Aide à l'organisation des comités de sélection des recrutements des enseignants
- Participation aux groupes de travail spécifiques aux personnels

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
Connaitre l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur.
- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir utiliser les outils bureautiques courants
- Analyser, gérer et transmettre les demandes d'informations et messages
- Assurer la confidentialité des informations et des données afférentes au service
- Savoir travailler en équipe et savoir communiquer
- Savoir rendre compte
- Etablir des calendriers
- Compétences comportementales (savoir être) :
- Qualités relationnelles
- Discrétion, neutralité
- Aptitude au travail en équipe, capacité d'adaptation
- Rigueur
- Organisation
- Capacité à suivre des formations
- Capacité d'écoute

Adresser lettre de motivation + CV par courriel à ****@****.** avant le 09/06/2025 en indiquant le titre du poste dans l'objet.

Experience : 6 Mois

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur