Coordinateur·rice du Pôle Admissions H/F - Universite de Montpellier Paul-Valery

La faculté Lettres, Arts, Philosophie, Psychanalyse compte 27 personnels BIATSS, 138 enseignants permanents, plus de 320 intervenants extérieurs pour 8 départements de formations :

Lettres Modernes,
Langues et Littératures anciennes,
Philosophie,
Psychanalyse et Esthétique,
Cinéma, Audiovisuel, Nouveaux Médias,
Théâtre et Spectacle vivant,
Musique et Musicologie,
Arts plastiques.

La personne recrutée sera affectée au pôle Admissions.
Recrutement sous réserve des priorités de mobilité interne.

Missions :
Assurer la Coordination du pôle des admissions

Activité 1 : Supervision et coordination

- Superviser et encadrer le travail des deux agents de catégorie C du pôle des admissions
- Etablir une répartition en termes de volumétrie de dossier
- Conduire les entretiens professionnels

Activité 2 :

- Préparer le calendrier des candidatures en tenant compte des dates définies par la Direction
- Paramétrer l'outil informatique eCandidat
- Etablir en concertation avec chaque directeur de département la composition des différentes commissions pédagogiques et ou comités de recrutement
- Préparer les dossiers dématérialisés (pièces complémentaires, formulaires Lime Survey, etc.)

Activité 3 :

- Réceptionner, vérifier les dossiers d'admission en ligne avant examen par la commission
- Gérer les dossiers dématérialisés envoyés par le service des relations internationales avant examen par la commission pédagogique et renvoi des avis au service gestionnaire
- Réceptionner les demandes de réorientation à la fin du premier semestre

Activité 4 :

- Traiter l'état des dossiers d'admission sur les plateformes ParcourSup, E-Candidat et Mon Master
- Appliquer les procédures mises en place pour eCandidat, Mon Master (DRIF, SAFCO)
- Identifier les dossiers pour la formation continue (SAFCO)
- Ajouter les commentaires en cas de VAP ou VES non faite
- Vérifier la saisie des avis donnés par les commissions pédagogiques sur eCandidat
- Traiter les dossiers Parcoursup « validation de diplômes » (étudiants étrangers, dispenses de Bac, etc.)
- Organiser et convoquer les commissions pédagogiques (LICENCES/MASTERS/DU/CCLA)
- Assister les membres des commissions pédagogiques dans la lecture des différents documents reçus
- Vérifier et publier les avis aux candidats (eCandidat)
- Créer des tableaux à l'intention des secrétariats de département (« annexe administrative »)

Compétences :

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

- Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier
- De préférence, connaissance des divers services de l'Université de Montpellier Paul Valéry
- De préférence, connaissance de la réglementation concernant la scolarité des étudiants (arrêté des licences) et des règlements intérieurs (règlement des études, charte du contrôle des connaissances)

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel) et de préférence, Apogée, eCandidat, Parcoursup, Etudes en France, BO, Mon Master, OS- Ticket, messagerie électronique)
- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Enregistrer et classer des documents
- Constituer des bases de données (réaliser des tableaux croisés dynamiques sous Excel en vue de bilans)
- Maîtriser l'expression écrite et orale

SAVOIRS ÊTRE

- Être force de proposition
- Sens du contact avec le public, sens de l'accueil
- Bonne qualité relationnelle, capacité de travail en équipe
- Sens de l'organisation et des responsabilités, travail en autonomie
- Capacité d'adaptation, dynamisme, gestion du stress
- Sens du service public et conscience professionnelle
- Capacité à partager l'information et à rendre compte

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables :

Une expérience en gestion de scolarité universitaire est fortement souhaitée.

Recrutement sous réserve des priorités de mobilité interne.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Animer, coordonner une équipe, Piloter une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur