Agent d'Accueil et Administratif H/F - Groupe Placek Epelbaum

Nous recrutons un(e) agent(e) d'accueil polyvalent(e) en CDI pour assurer l'accueil physique et téléphonique de notre structure, ainsi que diverses tâches administratives.
Poste à pourvoir à compter du 1er juillet 2025
Temps plein : 35h/semaine - du lundi au vendredi, de 9h à 17h
Poste basé sur site (Paris 2e) - Pas de télétravail possible
Rémunération : selon le SMIC en vigueur

Missions principales
En tant qu'agent(e) d'accueil et administratif(ve), vous serez un véritable relais entre les clients et les différents services internes. À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :
Accueil et communication :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les appels téléphoniques entrants : filtrage et orientation
- Gérer les mails : traitement des demandes, redirection, envois liés aux pièces comptables
Gestion administrative :
- Réception et affranchissement du courrier (lettres simples, recommandées, etc.)
- Réservation et réassort des salles de réunion
- Organisation des courses (récupération/restitution de documents comptables)
- Classement et numérisation des documents dans notre logiciel interne (GED)
- Rédaction de courriers simples
- Tri, classement et scannage de documents comptables
- Suivi et gestion des stocks de fournitures
- Organisation de la destruction des documents
Suivi et mise à jour des données :
- Mise à jour du logiciel interne (coordonnées clients, etc.)
- Gestion des prestataires : demandes d'interventions techniques
- Relances clients dans le cadre du recouvrement et suivi des paiements
Cette liste de tâches est non exhaustive : vous pourrez être amené(e) à participer à d'autres missions administratives en fonction des besoins du cabinet.

Profil recherché
Nous recherchons une personne dynamique, organisée et rigoureuse, avec les qualités suivantes :
- Excellente présentation et bonnes capacités d'accueil : vous êtes le premier contact de nos clients et devez refléter une image professionnelle du cabinet.
- Sens de l'organisation : vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser les urgences.
- Autonomie et réactivité : vous savez prendre des initiatives tout en respectant les procédures internes.
- Compétences en communication : vous êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion documentaire).
- Une première expérience dans un poste similaire serait un plus, mais n'est pas indispensable.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Logiciel de traitement de texte, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de présentation professionnelle, Techniques de prise de notes, Utilisation de logiciels de tableur, Utilisation d'une machine à affranchir, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la confidentialité des informations, Assurer la gestion des plaintes et des réclamations, Assurer la liaison avec les services de maintenance, Assurer un accueil téléphonique, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Garantir un suivi administratif, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les stocks de fournitures de bureau, Identifier, traiter une demande client, Maintenir une communication claire et professionnelle, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, Surveiller les livraisons et les expéditions

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités comptables

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.