Assistant - Gestionnaire Poste Partagé Entre Deux Directions H/F - Sante Publique France

Ce poste est partagé entre la Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA) et la Direction Scientifique et International (DSIn).

Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique de l'adjoint au directeur de la DSIn et sous la responsabilité fonctionnelle partagée du directeur de la DATA et de l'adjoint au directeur de la DSIn, l'assistant recruté contribue à l'ensemble des activités d'assistanat des deux directions. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives et logistiques des deux directions.

La répartition du temps sera partagée entre les deux directions. Des points réguliers sont organisés entre l'assistant et les directions concernées pour évaluer et anticiper la charge de travail, mutualiser les activités, clarifier les priorités et arbitrer les demandes en cas de besoins simultanés.

Activités :
L'assistant sera principalement chargé des activités suivantes :

Gestion administrative et financière
- Réaliser la conception, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents confiés par les directeurs, leurs adjoints ou les unités des deux directions
- Assurer le suivi des processus de gestion administrative et financière au sein des directions en lien avec les directeurs et leurs adjoints.

Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Organiser l'agenda, les rendez-vous des directeurs et de leurs adjoints
- Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d'unité
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne des notes, rapports, courriers et correspondances (suivi sous Elise)
- Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l'application de la charte graphique de l'établissement et des règles administratives et assurer leur suivi (format papier ou dématérialisé)
- Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur
- Contribuer à la bonne circulation de l'information au sein des deux directions

Soutien au métier
- Assurer la coordination des déplacements en France et à l'étranger pour les directeurs, leurs adjoints, les agents des deux directions, ainsi que les intervenants externes participant aux réunions : gestion des avis de réunion, préparation des ordres de mission, organisation des transports et des hébergements, et suivi des états de frais.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l'installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés en lien avec les services généraux de l'agence)
- Contribuer à l'organisation et au bon déroulement des réunions distancielles ou présentielles, des comités (copils, comités d'experts, conseil scientifique de l'agence), des réunions de direction.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.

Ressources humaines
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI et assurer leur accueil.

L'assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d'assistant.

Profil recherché :
- A partir du Bac-BTS Assistant de direction souhaité
- Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans le domaine de l'assistanat
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- maîtrise des solutions de visioconférence et de collaboration à distance (Zoom, Teams)
- Appétence pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
- maîtrise des logiciels métiers utilisés au sein de l'agence : Elise, Qualiac, GFD, Globéo

Adresser : lettre de motivation et CV

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords, Savoir rédiger des documents administratifs,Savoir planifier, Savoir rendre compte, Connaître Santé publique France : ses objectifs, Connaître les principes de la commande publique, Connaître les principes de la gestion budgétaire, Capacité à travailler avec plusieurs équipes, Gestion des priorités, Polyvalence et adaptabilité

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).