Responsable du Pôle Scolarité 3Ème Cycle des Études Médicales H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le secteur santé regroupe les UFR de médecine, de pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s'ajoutent des formations de licence et master.

Le secteur santé compte environ 300 personnels enseignants et non-enseignants pour un total de plus de 10 000 étudiants.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux pour chaque cycle de formation.

Découvrez le secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous l'autorité de la cheffe du service formation, vous serez en charge d'animer, d'organiser et de superviser les opérations de gestion administrative de scolarité du bureau du 3ème cycle des études médicales composé de 5 agents. Vous collaborez en étroite collaboration avec l'équipe, les responsables pédagogiques, les partenaires et les étudiants.

Activités principales :

Encadrer et animer une équipe de 5 agents :

- Organiser et répartir les missions des agents en tenant compte du calendrier et des pics d'activités.
- Contrôler les actes de gestion et assurer le suivi réglementaire.
- Élaborer des tableaux de suivi et faire du reporting.
- Veiller au développement des compétences des agents et procéder à différentes formalités RH les concernant.
- Rédiger, promouvoir et sécuriser les procédures et le calendrier annuel.

Animer, organiser et contrôler les opérations de gestion administrative de scolarité des formations du 3ème cycle :

- Assurer la gestion des stages et des agréments.
- Gérer l'organisation des choix de stages et participer aux commissions.
- Suivre les cursus des internes.
- Appliquer les maquettes d'enseignement.
- Contrôler les obligations pédagogiques (suivi des évaluations de stages).
- Encadrer des soutenances et délivrer les attestations et diplômes.
- Suivre les étudiants en difficultés.

Gérer les dispositifs de formations des spécifiques :

- Gérer les campagnes de candidatures du Diplôme de Formation Médicale Spécialisé (DFMS ou DFMS-approfondie).
- Assurer l'organisation et la gestion des campagnes, commissions, soutenances et suivi des diplômes des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR).
- Traiter les candidatures PADHUE - Praticiens à Diplôme Hors Union Européenne et conventions spécifiques (Pays du Golfe).

Restrictions ou contraintes liées au poste : une certaine flexibilité horaire peut-être demandée lors des pics d'activité en septembre-octobre (pour le choix des internes) et lors de réunions ou déplacements ponctuels en horaires décalés.

Une première expérience dans la fonction publique est souhaitable.
Connaitre l'environnement de l'enseignement supérieur et / ou hospitalier serait un plus.
Connaître la réglementation relative aux formations du 3ème cycle serait un plus.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Disposer de capacités managériales, Capacité à anticiper et à gérer les priorités, Rigueur et bon sens de l'organisation, Avoir le sens du relationnel et de la diplomatie, Apprécier le travail collaboratif, Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction, Savoir travailler avec un public varié, Maîtriser les outils informatiques, Capacité à se former rapidement à des logiciels

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur