Assistant·e de Directeur de Cabinet à Temps Complet H/F - Communaute d Agglomeration Lunel Agglo

Lunel Agglo recrute assistant(e) de Directeur de Cabinet à temps complet Dans le cadre d'un remplacement pour congés maternité Catégorie B ou C, Filière administrative

MISSION GENERALE :
- Assurer le secrétariat du Président, du 1er Vice-Président et du Directeur de Cabinet, un soutien administratif auprès de l'ensemble des élus de l'intercommunalité.

SECRETARIAT DU DIRECTEUR DE CABINET :
- Traitement des courrier Cabinet entrants
- Rédaction des courriers Cabinet
- Rédactions de discours à partir des éléments de langage fournis par le service
- Tableau de suivi des invitations, transmission aux élus, relance mail et téléphonique pour s'assurer de la représentation de la collectivité
- Rédaction de compte rendu de réunion sur demande du Directeur de Cabinet
- Organisation des rendez-vous et de la représentation du Président
- Travail en lien étroit avec le secrétariat de cabinet de la ville centre
- Planification de réunions et de rendez-vous du Directeur de Cabinet, en interne et en externe avec les élus, les associations, les collectivités.
- Organisation des remboursements de frais du directeur de cabinet en lien avec le service RH
- Traitement de la boîte mail Cabinet
- Mise à jour du fichier général des élus et institutions
- Organisation d'événements en lien avec le service communication (inaugurations, forum, et.)

SECRETARIAT DES ELUS :
- Courriers et compte rendu sur demande des Vice-Présidents (1er Vice-Président et Vice-Président aux Ressources humaines)
- Création de dossiers à l'attention des élus - recherche d'éléments afin de préparer une réunion
- Gestion de l'agenda du 1er Vice-Président
- Gestion des signatures électroniques du 1er Vice-Président via le logiciel Xbus
- Organisation de la distribution des places de spectacle attribuées aux élus dans le cadre de partenariats
- Recherche d'informations auprès des services à la demande des élus
- Planification et organisation des repas avec les partenaires (réservation, invitation, demande d'avance de frais, lien avec le service finances pour paiement)

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :
- Organisation, suivi et rédaction des comptes rendu des sept commissions obligatoires
- Renforcement auprès du secrétariat général en cas de besoin, à la demande de la direction générale et en accord avec le directeur de Cabinet.

COMPETENCES

- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l'orthographe
- Discrétion
- Disponibilité
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Capacité à prioriser
- Maîtrise de l'outil informatique
Les candidatures sont à adresser avant le 20 juin 2025

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.