Assistant Administratif·ive Auprès de l'Aue Cheffe de l'Udap H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions

Au sein de l'unité départementale de l'architecture et du patrimoine de Tarn et Garonne (6 agents dont 1 architecte des Bâtiments de France), service public, le secrétaire assistant est chargé d'assister l'architecte des bâtiments de France (ABF), cheffe de l'UDAP, dans ses activités quotidiennes, en particulier en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service, avec la préfecture, avec la DRAC, et la gestion administrative courante du service.

Activités principales :

Secrétariat de l'UDAP en binôme :
- Gestion de l'agenda, préparation des dossiers de rendez-vous ;
- Accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs (en binôme);
- Saisie des courriers, prises de notes
- Gestion et suivi des courriers, courriels et avant-projets
- Reprographie et suivi de documents ;
- Gestion des besoins courants de fournitures ;
- Enregistrement des dossiers d'urbanisme sur le logiciel PATRONUM ; saisie des différents courriers et documents
- Archivage des dossiers du secteur
- Gestion de l'arborescence
- Bilan statistique de fin d'année ;
- Saisie informatique AGREGÉE /PATRONUM/ CHORUS DT
- Enregistrement et suivi des dossiers AT et des subventions MHC + Cathédrale + MHI, etc.suivi des tableaux, des OS et suivi administratif des travaux d'entretien de la cathédrale, mise à jour des fichiers sanitaire des Monuments Historiques
- Classement et rangement

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées ponctuellement par le ou la chef(fe) de l'Udap dans la mesure du possible. L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.

Connaissances et compétences techniques :
- -Bonne maîtrise des outils bureautiques (Open Office : traitement de texte, tableur)
- Expérience souhaitée sur des fonctions équivalentes
- Techniques de communication écrites et orales
- Connaissance des logiciels de rédaction des avis et d'analyses géographiques de type PATRONUM/ AGREGEE/ CHORUS DT/ atlas des Patrimoines/ SIG
- Motivation pour le secteur patrimonial et architectural
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Compétences organisationnelles -(Savoir-faire) :
- Renseignements et accueil du public, des élus et des structures partenaires
- Sens du travail en équipe et en binôme
- Polyvalence et disponibilité

Compétences comportementales (savoir-être) :
- Sens du service public
- Sens de l'écoute
- Rigueur et organisation
- Réactivité