Coordinateur·ice du Pôle Admissions H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS :

Assurer la Coordination du pôle des admissions

Activité 1 : Supervision et coordination
- Superviser et encadrer le travail des deux agents de catégorie C du pôle des admissions
- Etablir une répartition en termes de volumétrie de dossier
- Conduire les entretiens professionnels

Activité 2 :
- Préparer le calendrier des candidatures en tenant compte des dates définies par la Direction
- Paramétrer l'outil informatique eCandidat
- Etablir en concertation avec chaque directeur de département la composition des différentes commissions pédagogiques et ou comités de recrutement
- Préparer les dossiers dématérialisés (pièces complémentaires, formulaires Lime Survey, etc.)

Activité 3 :
- Réceptionner, vérifier les dossiers d'admission en ligne avant examen par la commission
- Gérer les dossiers dématérialisés envoyés par le service des relations internationales avant examen par la commission pédagogique et renvoi des avis au service gestionnaire
- Réceptionner les demandes de réorientation à la fin du premier semestre

Activité 4 :
- Traiter l'état des dossiers d'admission sur les plateformes ParcourSup, E-Candidat et Mon Master
- Appliquer les procédures mises en place pour eCandidat, Mon Master (DRIF, SAFCO)
- Identifier les dossiers pour la formation continue (SAFCO)
- Ajouter les commentaires en cas de VAP ou VES non faite
- Vérifier la saisie des avis donnés par les commissions pédagogiques sur eCandidat
- Traiter les dossiers Parcoursup « validation de diplômes » (étudiants étrangers, dispenses de Bac, etc.)
- Organiser et convoquer les commissions pédagogiques (LICENCES/MASTERS/DU/CCLA)
- Assister les membres des commissions pédagogiques dans la lecture des différents documents reçus
- Vérifier et publier les avis aux candidats (eCandidat)
- Créer des tableaux à l'intention des secrétariats de département (« annexe administrative »)

Compétences :

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

· Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier

· De préférence, connaissance des divers services de l'Université de Montpellier Paul Valéry

· De préférence, connaissance de la réglementation concernant la scolarité des étudiants (arrêté des licences) et des règlements intérieurs (règlement des études, charte du contrôle des connaissances)
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SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

· Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel) et de préférence, Apogée, eCandidat, Parcoursup, Etudes en France, BO, Mon Master, OS- Ticket, messagerie électronique)

· Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles

· Enregistrer et classer des documents

· Constituer des bases de données (réaliser des tableaux croisés dynamiques sous Excel en vue de bilans)

· Maîtriser l'expression écrite et orale

SAVOIRS ÊTRE

· Être force de proposition

· Sens du contact avec le public, sens de l'accueil

· Bonne qualité relationnelle, capacité de travail en équipe

· Sens de l'organisation et des responsabilités, travail en autonomie

· Capacité d'adaptation, dynamisme, gestion du stress

· Sens du service public et conscience professionnelle

· Capacité à partager l'information et à rendre compte

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables :

Une expérience en gestion de scolarité universitaire est fortement souhaitée.