Agent·e d'Accueil du Cler H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

1- Accueil et secrétariat du CLER

2- Gestion du tutorat pédagogique et du tutorat d'accueil

3- Autres missions

Mission 1 : Accueil et secrétariat du CLER
- Accueil et information physique, téléphonique et par messagerie des étudiants en langues non-spécialistes LANSAD (langues pour Spécialistes d'Autres Disciplines) environ 17000 (emplois du temps, programmes, dates d'examen)
- Orientation et accompagnement au sein du CLER
- Gestion des absences des enseignantset renseignement des coordonnées des enseignants.
- Gestion du planning du service et du laboratoire du CLER et de la salle du tutorat.
- Gestion des dispenses d'assiduité en langues et transmission aux UFR
- Inventaire, mise à disposition d'outils pédagogiques (livres et CD)

Mission 2 : Gestion du tutorat pédagogique et du tutorat d'accueil
- Gestion administrative des dossiers de recrutement des vacataires du tutorat d'enseignement et du tutorat d'accueil
- Organisation du planning
- Gestion et suivi des heures (émargement des vacataires)
- Transmission des heures effectuées à la cellule pilotage pour paiement
- Gestion des inscriptions dans les séances de tutorat
- Mailing en cas d'absence du tuteur

Mission autre :
- Aide à l'organisation des sessions CLES (15 sessions par année universitaire) et inscriptions des étudiants
- Aide à la communication des informations générales du CLER, calendrier des examens
- Centralisation des documents d'examens (scan des PV de déroulement d'épreuves, des émargements des 2 évaluations)

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance de la structure et du fonctionnement de l'Université
- Connaissance des différents services de l'Université et de leurs rôles

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Informer et rendre compte
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir utiliser les logiciels : Word, Excel, APOGEE, MOODLE et Messagerie électronique
Afficher la suite
SAVOIRS ÊTRE
- Être autonome et savoir prendre des initiatives
- Avoir le sens des responsabilités
- Être accueillant, disponible
- Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre
- Savoir travailler en équipe
- Savoir coordonner les différentes activités
- Savoir respecter la confidentialité, le calendrier universitaire et des délais

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables :

Des connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative serait souhaitable, ainsi que des connaissances approfondies de la structure et du fonctionnement du système universitaire.