Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Vous exercez au sein du secrétariat de direction de la DDT, composé de 2 agents (1B et 1C) chargés d'assister le directeur départemental et son adjointe, avec des responsabilités spécifiques mais un fonctionnement en binôme permettant de garantir une continuité de service.
Chaque membre de l'équipe de direction doit être au courant de toutes les affaires, ce qui implique un suivi permanent des dossiers, courriers, courriels, informations orales, presse... une gestion structurée et un reporting efficace.

Vos fonctions comportent deux composantes principales :
1- Une partie classique de secrétariat : gestion du courrier, des courriels (boite direction) et des parapheurs, organisation/suivi des agendas des directeurs, ponctuellement frappe ou mise en forme de courriers ou courriels, calendrier des absences des cadres, suivi des courriers signalés (MAARCH), préparation des dossiers de réunions, publication au recueil des actes administratifs, veille presse
2- Une composante organisationnelle et relationnelle, nécessitant rigueur et réactivité, pour gérer les échéances, les affaires sensibles ou urgentes, obtenir/relancer les réponses des chefs de services aux demandes des directeurs ou de la préfecture, fluidifier les relations avec l'ensemble de la communauté de travail, entretenir des relations de qualité avec le secrétariat du Préfet

Vous assurez également plus spécifiquement les fonctions suivantes :
Communication interne (Webmestre du site intranet de la DDT, diffusion vidéos Accueil DDT, organisation d'événements collectifs : accueil des nouveaux arrivants, assemblée générale des personnels, sortie de services)
Appui gestion financière et logistique (en relais du SGCD) : gestion de la carte achat DDT, appui ponctuel à l'accueil SGCD, réservations de salles, organisation de visio-conférences Webex.

Vous serez de façon privilégiée l'assistant(e) de la directrice départementale adjointe.
La préparation des dossiers et notes à l'attention du corps préfectoral s'exerce sous l'autorité fonctionnelle de l'assistante du Directeur (agent de catégorie B).
Pour vos fonctions spécifiques, vous veillez à organiser votre temps de travail et à partager les informations nécessaires à la continuité d'activité avec votre binôme.

Compétences techniques
Maîtrise des applications informatiques et bureautiques ;
Qualités rédactionnelles;
- Compétences transversales
Qualités de discrétion, de réserve et confidentialité ;
Aptitude à faire face à l'imprévu, à travailler dans l'urgence, à organiser les priorités ;
Savoir travailler en équipe, savoir gérer son temps, savoir s'organiser ;
Perspicacité, disponibilité, fermeté ;
Connaître les personnes ressources mobilisables en interne comme en externe.
- Compétences relationnelles
Savoir solliciter et se faire comprendre ;
Savoir écouter, communiquer, transmettre sans interpréter ;
Savoir construire et entretenir un réseau relationnel de qualité.
- Mode d'acquisition
Une partie de ces compétences pourra s'acquérir par des formations ou par compagnonnage.