Adjoint·e à la Responsable du Pôle Correspondance Ministérielle H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Vous êtes placé.e sous la responsabilité de la responsable du pôle de la correspondance ministérielle.
Activités principales :
- Supervision du travail d'enregistrement des courriers en lien avec le chargé de suivi et de qualité de l'instruction : veille sur la qualité des enregistrements, tenue à jour de tableaux d'activité et de statistiques, prise en compte des demandes des cabinets
- Instructions des réponses aux courriers citoyens : indiquer pour chaque courrier la réponse à donner
- Relecture des projets de réponse des rédacteurs : une centaine de projets de réponse par jour
- Management fonctionnel des collaborateurs du pôle (12 B et 8 C)
- Intérim du responsable de pôle pendant son absence

Missions spécifiques ? assistance à la maîtrise d'ouvrage logiciel AIRS du BDC :
- Garantir les règles de sécurité des SI métiers du bureau des cabinets et le respect du RGPD. Faire preuve de diplomatie et de pédagogie aussi bien dans l'adoption de nouvelles pratiques que durant l'assistance aux utilisateurs.
- Accompagner la maîtrise d?ouvrage dans l'extraction des données afférentes et la mise en forme de celles-ci pour répondre aux demandes des cabinets et du BDC
- Assurer l'administration fonctionnelle AIRS avec l'équipe d'administrateurs techniques et l'éditeur : gestion des incidents ou anomalies, paramétrage, droit d'accès aux utilisateurs et gestion des référentiels transverses.
- A chaque nouvelle arrivée, création des droits utilisateurs, mettre à jour les modèles et l'arborescence interne de l'outil
- Concevoir et mettre à jour le guide d?utilisation de l?outil
- Effectuer les requêtes et assurez une mise en forme des données collectées.
- Contrôler / faire contrôler les résultats en vérifiant que les exports collectés correspondent bien au besoin exprimé.

Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office) et SI
- Suivre, rendre compte, alerter de l'avancement d'un projet
- Organiser son activité, gérer les priorités
- Travailler en équipe, en transversalité

Savoir-être :
- Capacité d'analyse, de synthèse et de reporting
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Rigueur
- Autonomie
- Initiative, force de proposition