Assistante Administrative - Pont Saint Esprit H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires :
L'agent apporte une aide permanente à la responsable du service, en termes de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers.

Les missions sont réalisées :
- Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires
- En relation fonctionnelle avec les agents du service EDAP, les équipes enseignantes, les services internes

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

* Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
* Gestion des flux de documents entrant et sortant
* Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
* Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
* Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
* Organisation du traitement et de la diffusion des informations
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l'archivage
* Prise de notes, rédaction et suivi de comptes-rendus
* Gestion de l'agenda et des priorités
* Organisation des réunions (planification et préparation) et des rendez-vous
* Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint...)
* Suivi comptable et ressources humaines des activités du service
* Gestion des points d'étape du suivi des budgets du service (fonctionnement et investissement)
* Gestion des commandes et des stocks (produits d'entretien, fournitures, matériel, pharmacie, etc.) : réalisation de devis et bons de commandes, suivi des commandes (livraison, facturation, réclamations, etc.)
* Assurer le suivi des annualisations et des absences des agents du service

COMPETENCES REQUISES :

Savoirs :
* Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint
* Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
* Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
* Connaissances en comptabilité
* Connaissances en ressources humaines

Savoir-faire :
* Maîtrise orale et écrite de la langue française
* Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
* Gestion des situations délicates

Savoir-être :
* Rigueur, autonomie
* Sens de l'organisation
* Diplomatie
* Sens du relationnel et du travail en équipe
* Force de proposition
* Disponibilité
* Qualité de réserve
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Aisance relationnelle