Assistant Auprès du Service Pêche Maritime et Aquaculture Durables H/F - Direction Générale Des Affaires Maritimes, de la Pêche et de l'Aquaculture (DGAMPA)

Sous l'autorité du chef de service et du sous directeur des ressources halieutiques, le/la titulaire du poste est chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement du secrétariat du service pêche maritime et aquaculture durables au sein de l'équipe d'assistant(e)s. La répartition entre les assistant(e)s est faite sur la base du système de pôle mutualisé d'assistants.es avec le maintien d'une logique d'assistant(e) rattaché à une sous-direction en rang 1 et d'intérim ou d'appui de second niveau pour le secrétariat de la chefferie de service ou de l'autre sous-direction en rang 2 ou 3.

Il/elle organise la vie du secrétariat et s'assure de :
- Gérer l'agenda et l'accueil téléphonique du sous-directeur et des adjoints (rendez-vous présentiel et téléphonique, réunions, entretiens) ainsi que les aspects logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux en visio) ;
- Prendre en charge l'organisation des déplacements des agents de la sous-direction des ressources halieutiques (réservations, ordres de mission, chorus DT) ;
- Préparer les impressions des dossiers du sous-directeur et des adjoints ainsi que certains dossiers pour l'ensemble du service (bureau et conseil CNPMEM, conseil TAC et quotas) ;
- Gérer le courrier arrivée papier et électronique ainsi que l'archivage des dossiers sur le réseau informatique partagé pour la sous-direction des ressources halieutiques ;
- Apposer la signature dématérialisée du chef de service, adjoint au chef de service et du sous-directeur des ressources halieutiques et de ses adjoints sur les courriers préparés au sein de la sous-direction des ressources halieutiques ;
- Gestion : publication des textes réglementaires via SOLON ;
- Mettre en forme les courriers et assurer la mise à jour des modèles de courrier ;
- Assurer les commandes de fournitures pour le service SPMAD ;
- Faire les bons de commande café/plateaux-repas ;
- Assurer la saisie du tableau récapitulatif des certificats de capture ;
- Organiser l'acheminement des bagues « thon rouge » ;
- Assurer l'intérim des collègues assistantes dans le cadre du pool

Liaison hiérarchique :
Le titulaire est placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service et sous l'autorité fonctionnelle du sous-directeur avec lequel il travaille particulièrement.

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques : messagerie, Pack Office, outils de visio-conférence (Lifesize, Zoom, Klaxoon, Webconférence...). L'apprentissage aux autres logiciels peut se faire par compagnonnage ou formation dédiée (SOLON, Chorus DT)
- Bonne expression orale
- Capacités rédactionnelles

Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir prioriser les actions
- Très bon relationnel, diplomatie
- Esprit d'équipe
- Dynamisme et discrétion
- Être disponible