Assistant Administratif Secrétariat Général Dirm sa H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

En tant qu'assistant administratif au sein du Secrétariat Général de la Direction interrégionale de la mer sud-Atlantique (DIRM SA), vous serez rattaché à la secrétaire générale.

Vos missions seront essentiellement liées à l'unité RH. Vous serez également en appui auprès de la secrétaire générale et de son adjoint dans leur gestion administrative. Votre rôle contribuera de manière importante au bon fonctionnement des services du Secrétariat Général.

Vos missions se déclineront ainsi :

Recrutement/Formation
- Préparer les dossiers candidats pour les membres du jury
- Recenser les formations auprès des chefs de services dans le cadre de l'élaboration du plan de formation en lien avec la référente formation.

Gestion des dossiers agents :
- Créer et archiver les dossiers des agents entrants
- Demander les dossiers des agents entrants auprès des administrations et effectuer les relances si nécessaire
- Préparer les dossiers des agents sortants et les transmettre aux administrations concernées
- Archiver les dossiers liés aux départs en retraite
- Classer régulièrement les documents relatifs à l'unité RH (arrêtés, promotions, attestations de fin de formation, CREP, etc.)

Autres tâches RH :
- Gérer les demandes de télétravail
- Préparer les documents de fin de contrat (vacataires et contractuels)
- Traiter les décisions liées aux accidents du travail via le logiciel Cosalis
- Organiser les visites médicales périodiques et de recrutement
- Gérer le recensement des agents lors de grève
- Alimenter l'intranet avec les documents liés au Secrétariat Général

Appui à la secrétaire générale et à son adjoint :

- Instances paritaires :
Organiser la préparation des instances,
Assurer la prise de note lors des réunions,
Mettre à jour le tableau des décisions prises,
Gérer les suites des instances paritaires,
- Contribuer à l'organisation d'événements de la DIRM SA (envoi d'invitations...)
- Mettre à jour l'annuaire téléphonique interne
- Collecter des données et les reporter dans les tableaux de suivi prévus à cet effet.
- Participer au déploiement d'un kit de bienvenue à destination des nouveaux arrivants, en lien avec le SG et le groupe projet.

Savoirs :
- Connaissance des règles et procédures administratives dans la fonction publique d'État.
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Compréhension des processus de gestion RH
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Savoir-faire :
- Organiser et suivre efficacement les dossiers administratifs des agents (création, mise à jour, archivage).
- Gérer les priorités et respecter les délais.
- Classer, numériser et archiver les documents de manière organisée et conforme aux normes.

Savoir-être :
- Rigueur :
- Confidentialité;
- Organisation :
- Esprit d'équipe;
- Autonomie;
- Adaptabilité;
- Sens du relationnel.