Assistant Administratif pour Secrétariat Partagé H/F - Ministères transition écologique, cohésion des territoires, mer

La sous-direction de l'aménagement durable (AD) est chargée de concevoir, de mettre en oeuvre et d'évaluer les politiques que l'État développe en matière d'aménagement durable des villes et des territoires.

Placé.e directement sous le contrôle hiérarchique de de l'adjoint de la sous-directrice, vous contribuez au soutien de la fonction secrétariat de la sous-direction. Vous serez amené.e à participer à l'organisation des événements de la sous-direction et à assurer l'intérim de la secrétaire de la sous-directrice et de ses adjoints et le cas échéant des autres assistantes de la sous-direction. Vous assurez également un appui à l'adjoint à la sous-directrice sur le suivi budgétaire (suivi des commandes, tenue du tableau de programmation, mise en forme des documents.)
Cette fonction secrétariat repose sur la coopération et le travail en équipepour suppléer aux absences, notamment sur les périodes de congés d'été et de fin d'année. L'organisation de la fonction secrétariat pourra évoluer en fonction des priorités, ce qui pourra conduire à faire évoluer la répartition des tâches entre les assitants.es. Cette fonction est organisée sous la responsabilité de l'adjoint à la sous-directrice.

Dans ce cadre, vous assurez le secrétariat du bureau AD4 (qui comprend une cheffe de bureau, une adjointe et six chargés de mission (A/A+), ainsi qu'un appui aux bureaux AD2 (qui comprend un chef de bureau et son adjointe (A+), sept chargés de tutelle/mission (A), un gestionnaire (B), et un agent de service (C) et AD3 (qui comprend un chef de bureau, deux adjoints et cinq chargés de tutelles/mission (A/A+)).

Pour ces trois bureaux vous assurez le suivi du courrier, l'accueil téléphonique, le calage de réunions (fixation des RDV, réservation des salles, mise en place de visio, commande des accueils cafés), l'accueil de visiteurs, l'archivage et l'impression ponctuelle de dossiers, la tenue à jour du tableau de suivi des congés des chef. fes de bureaux et de leur adjoint es.
Pour l'accueil et les impressions de document vous pouvez vous appuyer sur l'agent de service du bureau AD2.

- Appétence pour le travail en équipe : les échanges sont réguliers avec les agents des trois bureaux, les secrétariats des autres ministères et ceux des établissements sous tutelle des bureaux AD2, AD3;
- Connaissance du fonctionnement de l'administration
- Ponctualité pour l'accueil de visiteurs et pour l'organisation des événements (séminaire, etc.)
- Rigueur et réactivité pour caler les calendriers et maintenir les agendas à jour (droit en écriture sur plusieurs agendas
- Maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte et Excel) et de Mél (notamment gestion des agendas)
- Sens de l'organisation pour les événements de la sous-direction et la coordination des agendas pour les entretiens annuels, les réunions préparatoires aux conseils d'administrations.