Hôte d'Accueil - Villepinte H/F - Fonction publique Territoriale
- Villepinte - 93
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La direction de l'Administration Générale et des Instances est constituée : du service des Formalités administratives, du service Documentation, archives, courrier et actes administratifs, des Instances et de l'Accueil de l'Hôtel de de Ville. Ce dernier est composé de 6 agents : 4 appariteurs et 2 hôtes.ses d'accueil.
Sous la responsabilité de la Directrice de l'Administration Générale et des Instances, vous avez pour mission principale d'accueillir, renseigner, orienter le public vers les services ou professionnels concernés. Vous représentez l'image de la collectivité.
Contraintes et difficultés du poste
* Espace de travail bruyant,
* Gestes répétitifs,
* Position assise statique prolongée,
* Travail sur écran,
* Gestion de conflits,
* Multiplicité des tâches,
* Difficultés liées à la compréhension verbale du public,
* Travail dans l'urgence.
Conditions de travail et moyens
* Guichet,
* Standard téléphonique et ordinateur,
* Bouton d'alarme relié à la Police Municipale.
Possibilité d'évolution du poste
* Encadrement des appariteurs.
Horaires :
De lundi au vendredi de 8H30 à 12H15 et de 13H30 à 17H35 (ou 18H05 par roulement).
25 CA et 23 jours de RTT.
Mission 1 : Accueil téléphonique
* Assurer la gestion du standard téléphonique,
* Identifier et gérer la demande,
* Identifier le degré d'urgence de la demande,
* Répondre aux demandes d'informations,
* Orienter les appels auprès des services municipaux,
* Prendre les messages.
Mission 2 : Accueil physique
* Accueillir le public avec professionnalisme et courtoisie,
* Renseigner et orienter le public en fonction de la demande,
* Diriger les visiteurs selon les consignes de sécurité,
* Réguler l'entrée des visiteurs,
* Surveiller les accès.
Mission 3 : Animation de l'espace d'accueil et gestion administrative
* Veiller à la bonne organisation de l'espace d'accueil (affichage, mise à jour de la documentation),
* Réceptionner les différents plis,
* Tenir à jour le registre des visiteurs et le planning des salles de réunion,
* Assurer le suivi des travaux.
Le profil recherché
Savoirs :
* Connaissances liées à l'organisation et fonctionnement d'une collectivité,
* Connaissance des missions de l'Administration, des services, des partenaires publics et locaux,
* Connaissance du fonctionnement d'un standard téléphonique,
* Connaissance des techniques de rédaction administrative,
* Maîtrise de la bureautique courante,
* Connaissance des procédures d'urgence (incendie, malaises...),
* Maîtrise du français.
Savoirs faire :
* Connaissance des techniques et outils de communication,
* Maintenir une communication claire et professionnelle
* Savoir identifier et traiter une demande,
* Connaissance des techniques de médiation de négociation,
* Gestion des situations de stress et de tensions,
* Maîtrise des techniques de gestion de planning.
Savoirs être :
* Être à l'écoute, faire preuve d'empathie,
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs,
* Faire preuve de rigueur et de précision,
* Faire preuve d'adaptabilité et de patience,
* Faire preuve de discrétion professionnelle.