Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Placé(e) sous l'autorité fonctionnelle du directeur et du directeur adjoint, ainsi que sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du service pilotage, affaires juridiques et sécurité routière (PAJSR), vous occupez un poste clé au sein de l'équipe de direction et du service PAJSR.

Dans le cadre de vos fonctions, vous :

- Participez aux comités de direction et rédigez les comptes rendus;

- Planifiez les réunions externes et internes dans les agendas des directeurs;

- Préparez les dossiers nécessaires aux réunions des directeurs;

- Assurez le traitement et la gestion de la messagerie de la direction, des appels téléphoniques, du courrier entrant et sortant ainsi que du courrier dématérialisé via la plateforme Maarch;

- Assistez la cheffe du service PAJSR dans ses missions de pilotage;

Vous entretenez des échanges réguliers, par téléphone ou courriel :

- En interne : avec les directeurs, chefs de service, secrétaires de service, contributeurs internet/intranet et l'ensemble des agents ;

- En externe : avec les services de la préfecture et sous-préfectures (notamment les secrétariats du préfet et du secrétaire général), les autres services de l'État dans le département, l'administration centrale ainsi que les partenaires extérieurs (élus, usagers, etc.).

Vous êtes également l'interlocuteur(trice) du secrétariat du préfet.

Compétences requises sur le poste :

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services de l'État;

- Maîtrise avancée des outils bureautiques courants et de leurs fonctionnalités (Word, Excel, PowerPoint, Canva, etc);

- Maîtrise des outils collaboratifs et de communication (messagerie, planning partagé, webconférence et autres outils numériques);

- Excellente aisance rédactionnelle pour les courriers, les documents administratifs, etc;

- Aptitude à planifier les activités, gérer les échéances, prioriser les tâches et gérer les situations imprévues dans des délais contraints;