Gestionnaire de Scolarité « Planning et Salles » H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

- Elaboration et gestion des plannings des apprenants
- Gestion centralisée des salles de l'ENM (16 salles du site PEY-BERLAND et 19 salles du site RAVEZIES).
Dans le contexte d'accroissement des effectifs apprenants et de création d'un second site, un poste de gestionnaire de scolarité contractuel a été recruté en soutien du présent poste de titulaire. Le gestionnaire titulaire est en charge de la coordination fonctionnelle de son activité.

- Conception d'un outil de gestion des salles permettant de porter à la connaissance de la sous-direction des études du taux d'occupation des salles en temps réel. Alimentation et mise à jour quotidienne de ce tableau de suivi centralisé.

- Vérification de la concordance des plannings : mission d'expertise et de conseil auprès de la cheffe de service et des coordonnateurs de formation sur la faisabilité logistique et technique des séquences de formation;

- Affichage des emplois du temps et gestion des casiers des auditeurs et des enseignants;

- Saisie des occupations de salle dans le logiciel Open Portal :

· Pour les promotions d'auditeurs ayant recours au cahier de texte numérique : saisie des salles («semainier auditeurs/groupes» dans OP) : cette activité requiert une très grande rigueur et un important travail de vérification des données)
· Pour les publics qui ne disposent pas de cahier de texte numérique (publics en reconversion professionnelle, auditeurs en préparation théoriques aux premières fonctions) : saisie de l'ensemble des données (horaires, intitulés des séquences de formation, salles)
· Pour toutes les autres réservations de salles hors publics d'apprenants : saisie de l'ensemble des données.

- Liens avec les services techniques et informatiques de l'Ecoleainsi qu'avec les partenaires extérieurs de l'Ecole :

- Réalisation de tableaux de synthèse sur l'occupation des salles extérieures en cas de présence de double publics à l'attention des services supports
- Réalisation de tableaux de taux d'occupation des salles à l'attention des partenaires extérieurs pour permettre de réaliser une facturation correspondant à l'occupation réelle des salles
- Coordination et suivi de la logistique des salles avec le service technique et logistique (vérification de la disposition des salles; des capacités des salles; mise à disposition de salles particulières pour des auditeurs à besoins spécifiques)...
- Veille sur une mise à jour quotidienne des plannings : affichage dans les vitrines des modifications des séquences et des salles et information par mail aux publics d'apprenants
- Gestion de la réservation des salles externalisées

- Coordination des activités logistiques et matérielles :
Etiquetage des casiers des publics apprenants, des formateurs et des personnels, réalisation de cavaliers, badges

- Participation aux activités du service : accueil des promotions, organisation des activités pédagogiques ; prestations de serment

Connaissances
- Parfaite Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel;
- Connaissance du logiciel OP (gestion des salles) ou capacité de se former
- Solides connaissances des publics formés, du séquençage
- Adaptation à l'utilisation de logiciels de planification de salles et de gestion d'emploi du temps

Savoir-faire
- Excellent sens de l'anticipation;
- Savoir être force de proposition;
Afficher la suite
- Maîtriser les délais.
- Très grande rigueur, solides capacités organisationnelles

Savoir-être
- Sens de l'initiative
- Excellent sens relationnel
- Avoir l'esprit d'équipe
- Capacité d'adaptation;
- Excellent sens de l'organisation
- Grande réactivité