Secrétariat du Préfet et du Directeur de Cabinet H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
- Traitement et suivi du courrier
- Gestion des communications téléphoniques
- Gestion des agendas et plannings des chauffeurs
- Invitations aux déjeuners, dîners et réceptions du préfet
- Mise à jour des répertoires « contacts »
- Organisation et gestion des frais de réception
- Organisation des déplacements et préparation des dossiers
- Utilisation du logiciel « Chorus »
- Tableaux de suivi (dossiers préfet, visites ministérielles (SEDEM), permanences, carte bancaire)

Votre environnement professionnel

Activités du service :
La mise en place en 2017 du Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG) a scindé la direction du Cabinet, placée sous l'autorité du directeur de cabinet et du préfet, en deux entités : la chefferie de Cabinet et la direction des sécurités (SIDPC - sécurité intérieure, polices administratives et sûreté / défense / lutte contre la radicalisation) dirigées respectivement par un chef de cabinet et un directeur des sécurités.
- Le chef de cabinet est personnellement en charge de la gestion des secrétaires du préfet et du directeur de cabinet, des personnels de résidence et du pool chauffeur du corps préfectoral : plannings, missions et horaires.

Composition et effectifs du service :
La chefferie de Cabinet, rattachée au directeur de cabinet est dirigée par le chef de cabinet (catégorie A) ; Le bureau de la représentation de l'État est dirigé par un chef de bureau (catégorie A) et comprend 2 agents de catégorie B ;
Le bureau de la communication interministérielle est dirigé par un chef de bureau (catégorie A) et comprend également deux agents de catégorie B et une apprentie.
La chefferie de cabinet est également composée de 2 secrétaires du corps préfectoral (catégories B), 3 chauffeurs (catégories C), 5 personnels de résidences (catégories C et contractuels).

Liaisons hiérarchiques :
Cheffe de cabinet
Directeur des sécurités
Directeur de cabinet
Préfet

Liaisons fonctionnelles :
Elus, services de police, de gendarmerie et de secours, tous services de la préfecture, services de l'État et
ensemble des interlocuteurs du préfet

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau initié - à acquérir

Savoir faire :
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir être :
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique - requis
Savoir accueillir / niveau pratique - requis
Savoir s'adapter / niveau pratique - requis