Secretaire Medical - Rhumatologie - Pole Specialites Medicales H/F - CHU Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d'hospitalisation et l'hôpital de jour (HDJ).

Missions principales
- Accueil téléphonique ligne d'hospitalisation partagée (matin/après-midi)
- Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC...)
- Gestion et préparation du dossier médical
- Coordination du parcours patient
- Archivage numérique

Activités au quotidien
- Gestion administrative liée au secteur d'hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage
- Travail en binôme pour l'accueil téléphonique du secteur d'hospitalisation
- Prise de rendez-vous via Dx Planning
- Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents
- Gestion des questionnaires douleur
- Gestion de la téléexpertise
- Création de documents types
- Utilisation du logiciel SPARK pour l'archivage et la gestion des dossiers patients
- Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l'hospitalisation
- Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle
- Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l'équipe)
- Assurer la continuité des activités en cas d'absence de collègues (secrétaire d'HDJ, binôme, etc.)
- Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux...
- Relations avec l'université, les directions du CHU et les laboratoires pharmaceutiques

TECHNIQUES :
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dx Planning...)
- Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la prescription médicale.

ORGANISATIONNELLES :
- Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l'organisation et l'exécution de son travail.
- Faire preuve de rigueur dans l'utilisation des outils de communication.
- Faire preuve d'adaptabilité et d'anticipation.
- Faire preuve de rapidité dans la prise de décision.
- Avoir le sens de l'initiative dans son champ de compétence.
- Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation.
- Faire preuve de ponctualité et d'assiduité au travail.
- Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.

RELATIONNELLES :
- Aptitudes à communiquer par téléphone.
- Savoir partager et faire circuler l'information avec l'ensemble des interlocuteurs.
- Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie.
- Collaborer avec les différents partenaires internes et externes.
- Etre capable de s'intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe.
- Travailler en collaboration et en harmonie avec l'ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l'ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.