Agent Administratif du Pole Accueil Familles H/F - Mairie

Dans le cadre d'une vacance temporaire de poste (congé maternité), la mairie de Le Bourget du Lac recherche un.e agent.e administratif(ve) pour son pôle accueil famille. Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Les missions du poste :
Accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone sur les services du Pôle :
- Accueil téléphonique et physique des usagers / orientation des usagers
- Relais d'accueil téléphonique en cas d'absence (notamment pour la petite enfance)
- Information de premier niveau des usagers
- Gestion de la boite mail du service

Gestion administrative des fichiers familles :
- Contrôle des dossiers renseignés par les familles sur le portail famille
- Suivi et mise à jour des dossiers
- Inscriptions scolaires et gestion des demandes de dérogation
- Inscriptions au Service Minimum d'Accueil (lors des grèves)
- Saisie des dossiers de demandes d'accueil petite enfance sur le portail famille
- Vérification des pièces justificatives déposées par les familles sur le portail
- Suivi des inscriptions quotidiennes à l'ACM périscolaire et à la restauration scolaire / modification des effectifs - contact avec les sites avant 11 heures
- Assurer les commandes de repas auprès du prestataire de service et ajustement si nécessaire
- Assurer les communications des services à l'attention des familles via le portail famille
- Etablissement de bons de commandes / suivi des commandes
- Diverses tâches administratives (courriers, courriels,...)
- Classement et archivage

Facturation et encaissement
- Facturation des activités des services
- Gestion des factures
- Information des familles concernant la facturation et l'encaissement
- Elaboration des déclarations fiscales

Le profil du poste
- Sens du service public
- Bonne présentation, Aisance relationnelle, Maîtrise de soi
- Ponctualité, discrétion, réserve
- Polyvalence et adaptabilité
- Rigueur et méthode
- Savoir rendre compte
- Connaissance du logiciel métier iNoé appréciée et maîtrise du Pack Office
- Communication et expression orale
- Travail en équipe

Les modalités du contrat : contrat à durée déterminée d'une durée de 5 mois avec possibilité de renouvellement
Les conditions de rémunération et avantages sociaux : salaire mensuel de 1 915 € brut - participation employeur sur la prévoyance - Forfait Mobilités Durables

Pour faire acte de candidature, merci d'adresser une lettre de motivation - obligatoire - et un curriculum vitae à l'attention de Monsieur le Maire

Experience : 2 An(s)

Compétences : Bureautique et outils collaboratifs, Utilisation de logiciels spécialisés, Accueillir, orienter, renseigner un public, Contrôler la conformité des données, Corriger et mettre en forme un document, Mettre à jour un dossier, une base de données, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.