Assistant - Assistante de Direction du Cuef H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le centre universitaire d'études françaises (CUEF) est une composante de l'UGA avec un budget propre. Il réunit une trentaine d'enseignants et une quinzaine de personnels administratifs. Il propose des formations en français langue étrangère (FLE) toute l'année, pour des étudiants internationaux ou dans le cadre de diplômes universitaires.

Le CUEF forme aussi des enseignants de FLE, en France et à l'étranger, et organise des sessions d'examens comme le DELF, DALF, TCF ou TEF. Labellisé trois étoiles dans cinq domaines, il s'inscrit dans une démarche qualité reconnue.

https://cuef.univ-grenoble-alpes.fr

Missions principales :

Rattaché(e) à la direction du CUEF, l'assistant(e) de direction assure l'organisation administrative quotidienne de cette direction, au service d'une composante principalement tournée vers l'international, qui compte 15 agents administratifs.

Activités principales :

- Assurer la gestion administrative courante : parapheurs, courriers, classement, attestations et accueil téléphonique.

- Organiser les missions à l'étranger : planification, élaboration et suivi budgétaire.

- Suivre les travaux dans les locaux et coordonner les aménagements dans le cadre du projet Smart Campus.

- Gérer la messagerie partagée de la direction : suivi, tri, réponses et alertes.

- Organiser les agendas : planification de réunions et gestion du calendrier des absences.

- Préparer les instances : constitution des dossiers, convocations, ordres du jour et rédaction des comptes-rendus.

- Organiser les accueils et réunions de direction : logistique, invitations et réservations.

- Diffuser l'information en interne : envoi de mails et publipostage.

- Être référent(e) qualité : suivi du label qualité FLE, revues qualité, gestion de la documentation.

- Rédiger divers documents administratifs et assurer la coordination avec les services internes.

Le CUEF est ouvert 11 mois sur 12. Le centre accueille régulièrement des délégations internationales.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Maîtrise de la messagerie, Connaissance du fonctionnement de l'université, Maîtrise de l'anglais à l'oral comme à l'écrit, Discrétion professionnelle, Aptitude à travailler en équipe, Excellentes capacités rédactionnelles, Connaissance de l'organisation du CUEF, Rechercher, organiser efficacement l'information, Diffuser efficacement l'information

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.