Assistant de Gestion de la Pharmacie H/F - Institut de Cancerologie de Lorraine

Situé à Nancy (1h30 de Paris en TGV), ville dynamique réputée pour sa célèbre place Stanislas classée monument préféré des français en 2021, l'Institut de Cancérologie de Lorraine (ICL) est un établissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC), membre d'Unicancer. Il est le seul établissement hospitalier de Lorraine 100% cancérologie.

L'ICL, ce sont 800 salariés et plus de 150 métiers différents avec :
- Les mêmes valeurs : engagement partagé, performance collective et équité
- Les mêmes missions : prévention, soins, recherche et enseignement

Être Assistant de gestion de la pharmacie à l'ICL, c'est :
Dans le cadre de sa fonction et sous l'autorité du responsable de service, les missions confiées et non exhaustives, sont les suivantes :

- Secrétariat de la Pharmacie à Usage Interne (PUI) et des comités :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes extérieures à la pharmacie
Acheminer / distribuer et suivre le courrier du service
Gérer la boîte mail « Secrétariat pharmacie »
Réaliser la frappe, l'archivage et le suivi des courriers du service
Réaliser et mettre à jour des « courriers types » et des formulaires internes pour le service
Traiter et diffuser l'information interne à l'ICL à l'ensemble des pharmaciens et du cadre de santé
Gérer les stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble du service
Assurer la prise des RDV pour les pharmaciens et les essais cliniques
Organiser les réunions, adresser les ordres du jour, réaliser les compte-rendu, effectuer le suivi des documents attendus / envoyés pour les réunions sur sollicitation des pharmaciens référents

- Gestion administrative et comptable des marchés de la PUI :
En lien avec les pharmaciens responsables des marchés et l'administrateur Kimoce :
Générer et suivre les réponses des appels d'offre de l'ICL
Mettre à jour les prix et les conditions de marché (hors import fait par l'administrateur de la GEF) pour les marchés ICL - GIE - CAHPP
S'assurer du respect des marchés par les laboratoires (conditions de livraison, conditions de reprises, conditions de prix, conditions de remises, conditions de périmés) et de tout autre élément attaché aux contrats de négociations
Assurer l'archivage et le suivi de l'ensemble des données liées aux activités de marchés et comptables
Constituer les dossiers de validation de facturation (facture + BL + commande) et réaliser la facturation et / ou la validation des factures avec les autres établissements de santé
Etre l'interlocuteur privilégié des personnes du GIE et des laboratoires pour toutes les informations relatives aux marchés et à leurs conditions
Identifier et transmettre les situations qui conduisent à des gains sur achat pour le Comité Achat
Identifier les non conformités et gérer les litiges, dédommagements et commandes de régularisation
Valoriser les facturations des essais cliniques
Assurer le suivi des dédommagements et des dépannages liés aux ruptures des produits.
Participer aux opérations de clôture comptables de fin d'exercice, en lien avec les services financiers
Réaliser le suivi des factures non soldées pour traitement ou transmission aux affaires financières
Effectuer le suivi des remises de fin d'année (RFA)

- Qualité et continuité du service :
Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures et veiller à leur respect
Signaler les dysfonctionnements et faire des propositions d'amélioration
Maintenir et actualiser ses connaissances
Participer à l'accueil et à la formation des nouveaux embauchés
Valider les factures relevant de la PUI en cas d'absence

Profil recherché :
- Baccalauréat en comptabilité / gestion
- Expérience professionnelle similaire appréciée
- Discrétion
- Rigueur et méthode
- Bonne capacité rédactionnelle
- Bon sens du relationnel
- Maîtrise de l'outil informatique (Suite office, logiciel de gestion économique et financière)

Poste CDD qui sera renouvelable

Experience : 1 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.