Gestionnaire de Scolarité H/F - Iut de Bordeaux

L'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Bordeaux est une composante dérogatoire (article L713-9 du code de l'éducation) de l'Université de Bordeaux. Il est organisé en départements pédagogiques localisés sur 4 sites géographiques et chargés de dispenser une formation supérieure technologique générale et professionnalisante jusqu'au grade de Licence. Il contribue en outre à la recherche scientifique universitaire et au transfert de technologie, aussi bien en interne entre les différents départements, au sein de l'Université de Bordeaux et en collaboration avec les établissements universitaires et les organismes publics ou privés. Ses équipes pédagogiques, administratives et techniques regroupent près de 500 personnels permanents, outre 700 vacataires professionnels.
Le service Formation et Vie Universitaire de l'IUT de Bordeaux met en oeuvre l'ensemble des opérations concernant le suivi des cursus universitaires des étudiants, sous l'autorité de l'équipe de direction, dans le respect de la réglementation et de la politique universitaire en matière de formation. La mission du service s'exerce de la phase de recrutement des étudiants à la délivrance des diplômes, pour les filières en formation initiale et formation continue.

Sous la responsabilité du chef de service, le gestionnaire de scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation et de la vie universitaire. Ses missions consistent à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il est chargé d'informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il est polyvalent sur les différentes missions du service.

Activités principales :

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les
diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Assurer l'organisation, la préparation et la permanence sur les manifestations (salons, JPO)

Connaissances
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Environnement et réseaux professionnels
- Culture internet
Compétences opérationnelles
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Rédiger des rapports ou des documents
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir et prendre des messages
Compétences comportementales
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Capacité d'adaptation

Plus d'informations :
Basé à Gradignan, accès tram B (arrêt « Montaigne-Montesquieu »), bus liane 31 (arrêt Village 6-IUT), VCub.
Poste ouvert aux contractuels
Rémunération : 2002.62€ brut mensuels
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser des opérations comptables, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.