Assistant - Assistante de Direction H/F - Ca de Chaumont

Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l Agglomération de Chaumont (47 000 habitants 63 communes) créée au 1er janvier 2017 s illustre par une politique volontariste soucieuse d apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun.Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, au sein du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont, vous serez chargé(e) d'assurer des missions de secrétariat général du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont.
Vos missions principales seront :
Assistance, Accueil et Secrétariat :
- Assurer la gestion informatisée des agendas des élus en fonction des priorités et des urgences,
- Organiser les déplacements des élus,
- Organiser et assurer le suivi des rendez-vous,
- Organiser et coordonner les réunions de travail,
- Assurer l'accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l'interlocuteur compétent et, l'accueil téléphonique du Cabinet (réception, filtres et transmission des appels),
- Appréhender le degré d'urgence des informations à transmettre,
- Gérer le courrier du Cabinet (arrivée et départ) et assurer le planning d'invitation pour les élus,
- Réceptionner les parapheurs à destination des élus avant visa du Directeur de Cabinet,
- Réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, diaporamas,),
- Réaliser le classement et l'archivage,
- Travailler en collaboration avec l'assistance de Madame le Maire, la responsable du service relation citoyenne et les collaborateurs de cabinet.
- Assurer le suivi du courrier externe notamment via le logiciel professionnel de gestion du courrier,
- Confier les courriers à l'agent appariteur,
- Ventiler les courriers des élus,
- Savoir rédiger des courriers à la demande des élus ou en réponse à des sollicitations ou courriers arrivés,
- Assurer ponctuellement l'achat des fournitures nécessaires à la mise en oeuvre de ces événements (gerbes de fleur, denrées, matériel...),
- Suppléer l'assistance de Madame le Maire en son absence.

***POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT***

Candidature à adresser (lettre de motivation + CV) avant le 18 juin 2025 à : Monsieur le Président, C'SAM, 5 Avenue Emile Cassez, BP32116, 52904 CHAUMONT Cedex 9 ou par mail à ****@****.**

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Sens affirmé de la communication, Maîtrise informatique :internet, outils bureautiques, Qualités rédactionnelles et relationnelles, Grande capacité d'adaptation et de diplomatie

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.