Chargé ou une Chargée des Relations Clubs et Grands Équipements - Mairie de Toulouse H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction des Sports, composée de 311 agents, est le service gestionnaire des infrastructures sportives de la ville de Toulouse. Elle a pour objectif de proposer l'accès à la pratique sportive et d'assurer l'encadrement d'activités auprès de tous les publics.

Sous l'autorité des chefs de service du Stadium et du Complexe André Brouat (palais des sports et Gymnase Compans) :

Vous accompagnez les organisateurs dans leurs démarches et organisez la mise en place des manifestations :
présentation du dispositif, réception des demandes et enregistrement, transmission des formulaires et notices explicatives.

Vous mettez en oeuvre les procédures d'instruction établies par la Direction des sports et suivez les dossiers permettant la prise de décision de la Métropole :
vérification des pièces constitutives des dossiers, consultation des équipes respectives et services intéressés afin de coordonner l'analyse administrative, technique et sécurité/sûreté permettant de définir la faisabilité de la demande.

Vous coordonnez les événements :
validation par le chef de service avant établissement de l'autorisation d'occupation temporaire (AOT) du site, rédaction et envoi des courriers, mails et tout autre élément nécessaire, facturation, présence le jour J.

Vous suivez et gérez les dossiers :
saisie dans le logiciel dédié (Planitech) de l'ensemble des réservations, gestion des réservations en lien avec les chefs de service (réunions hebdomadaires), édition d'extraction, statistiques, etc, pour bilans, signalement des dysfonctionnements, classement et archivage des dossiers selon la nomenclature définie.

Vous pouvez être appelé à suppléer à toute mission relevant de la direction des sports.

Vous avez une bonne connaissance :
- Du fonctionnement des collectivités territoriales
- Des rôles et attributions des différents services et opérateurs
- Des procédures d'instruction
- Des règles d'occupation des ERP 1.
Vous maîtrisez les outils numériques et collaboratifs (ex : tableaux de bord et indicateurs, logiciels métiers dont Planitech, outils de planification) ainsi que les techniques rédactionnelles (ex : actes et écrits administratifs).
Vous avez une bonne communication orale et écrite, et savez gérer les conflits.