Secrétaire du Secteur Petite Enfance H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions :
La mission générale de cette fonction :
Collaborer étroitement avec la coordinatrice du secteur enfance.
Assurer le partenariat avec les organismes extérieur (CAF, PMI,...).
Réalisation, mise en page, envoie et suivi de tous les courriers.
Accueils téléphoniques (orientations appropriées des demandes).
Centraliser et uniformiser la gestion administrative des différentes crèches en partenariat avec l'ensemble des responsables.
Préparer les commissions avec le suivi des inscriptions et la mise à jour des données.
Assister aux pré-commissions de chaque site et aux commissions d'admission.
Suivi budgétaire : Assurer les doubles contrôles / site.

Les missions complémentaires de cette fonction :
Etre un appui administratif auprès des responsables des structures, et participer à la facturation sur l'ensemble des crèches.
Assurer le suivi des commandes : signature des DA...
Faire le lien entre les sites, les différents acteurs du secteur petite enfance et la coordinatrice.
Réaliser et suivre les différents outils (dossiers, tableaux...) communs aux responsables.
Préparation et organisations des réunions d'encadrement (réservation de salle, ordre du jour...).
Assurer les comptes rendus des réunions d'encadrement.

Le partenariat avec les parents :
Assurer un accueil téléphonique.
Orienter les parents au sein du secteur petite enfance.
Accompagner les familles sur le logiciel «espace famille».

Risques professionnels liés à l'activité : Travail régulier sur écran informatique.

Mesures de prévention prises face à ces risques : Formations appropriées et préventives contre les TMS.

Compétences
Savoir-faire requis :
Maîtrise de l'outil informatique : logiciels Word, Excel, Power point et logiciel AXELNET.
Capacité d'initiative, de propositions.
Capacité de synthèse et de rédaction.
Qualités d'écoute, de communication et d'orientation

Qualités requises
Discrétion et sens de la confidentialité.
Qualités d'organisation, de rigueur, d'autonomie.
Disponibilité, mobilité au sein du secteur.