Secrétaire Administrative au Centre Technique Municipal - Mairie de Thuir H/F - Fonction publique Territoriale
- Thuir - 66
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La secrétaire du CTM constitue le point d'entrée unique pour toutes les demandes adressées aux services techniques (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité). Elle assure la réception, l'enregistrement et la transmission des demandes vers les services concernés.
La secrétaire administrative du Centre Technique est rattachée à l'Assistante de direction (n+1), au Directeur des Services Techniques (n+2) et au Directeur Général des Services (n+3).
Interactions
- Relations avec les autres services de la mairie
- Relations avec les élus
- Echange avec des partenaires externes (fournisseurs, commerçants, associations, administrations)
- Accueil téléphonique et physique.
- Suivi administratif de l'ensemble des chantiers en cours dans les quatre services du CTM, maintien d'une base documentaire actualisée sur tous les projets et interventions.
- Organisation et suivi des plannings d'intervention pour l'ensemble des demandes adressées aux quatre services du CTM, en assurant la priorisation selon les urgences identifiées.
- Gestion des clés de la ville.
- Gestion des rapports de contrôles et des interventions bâtiments.
- Déclaration des dommages réseaux (électrique, eau, internet, fibre, téléphone) sur la voie publique.
- Consultation des entreprises.
- Suivi des demandes d'intervention (Maire, élus et administrés).
- Gestion complète des demandes sur ASTECH pour les quatre services : saisie des nouvelles demandes, distribution aux agents de maîtrise des différents services, suivi de l'avancement et clôture des interventions réalisées.
- Gestion des devis fournisseurs et entreprises (moins de 2000- HT) : Réception, consultation, enregistrement dans le tableau de suivi, retransmission (agent ou direct entreprise).
- Mise en concurrence (devis de +2000-HT) : Consultation.
- Relation quotidienne avec le service RH (suivi administratif du personnel, gestion et validation des absences, des astreintes, des heures de récupération et des congés annuels des agents du service technique).
- Coordination des plannings hebdomadaires pour l'ensemble des services du CTM (Bâtiment/Mobilier Urbain, Espaces Verts/Stades/Cimetière, Propreté Urbaine, et Logistique/Manifestations/Sécurité), incluant la mise à jour suite aux points évoqués en réunion.
- Aide administrative aux agents de maîtrise des quatre services pour la création de documents spécifiques, la saisie de données diverses et la réponse aux besoins administratifs quotidiens.
- Suivi du tableau des demandes du maire.
- Chiffrage sinistre (fourniture).
- Archivage.
Le profil recherché
Domaines de compétences du poste
Valeurs et savoir être
- Sens du collectif
- Sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité et de la discrétion
- Adaptation
- Prise d'initiative
- Responsabilité
- Polyvalence
- Réactivité
Connaissances (y compris formation souhaitée)
- Formation : Bac comptabilité gestion, BTS Assistant de Gestion PME PMI
- Connaissances en marchés publics
Aptitudes
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise de plans techniques