Assistant·e Métier Spectacle Vivant Site de Dijon H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au titre de ses missions et activités principales :

Mission principale du poste - généralités :

Il.elle assure en lien et en complémentarité avec les autres assistantes des deux sites, l'ensemble de la gestion administrative, ainsi que les missions d'assistance en secrétariat, afin de contribuer au bon fonctionnement du pôle, tant au niveau interne que vis-à-vis des usagers du spectacle vivant

Missions et activités principales/tâches :

Tâches administratives pour l'ensemble du pôle (site de Dijon)
- Gestion du courrier dématérialisé : arrivée / départ pour le pôle (enregistrement, classement, diffusion, alertes mail, alertes dossier sensible)
- Pilotage du projet «MAARCH» (dématérialisation des courriers) pour le pôle
- Suivi et maintenance d'une base commune de contacts pour le pôle
- Suivi du circuit des revues
- Référent«Archives» pour le pôle, pour le site de Dijon

Tâches administratives spécifiques au secteur Théâtre, Musique et Danse
- Accueil physique et téléphonique, planification des agendas et gestion des déplacements, orientation des demandes des usagers, relecture et mise en page de courriers et de notes, archivage. Assistance des deux conseillères (rédaction courrier, organisation de réunions, accueil, réservation véhicule...).
- Organisation de la commission régionale des aides déconcentrées : envoi des formulaires, renseignements auprès des équipes, préparation des dossiers pour les experts. Vie de la commission : arrêté de nomination des experts, contact avec les experts sur les équipes, sur les déroulés, etc. Logistique de la commission, assurer la rédaction des PV et comptes rendus après les commissions. Suivi Chorus DT des remboursements des experts
- Réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des aides aux équipes artistiques et aux structures labellisées.
- Suivi des CPO (conventions pluriannuelles d'objectifs) des compagnies/ensembles et labels pour l'ex-Bourgogne.
- Suivi du diplôme d'État (DE) et l'examen d'aptitude technique (EAT) de Danse, ouverture des livrets de formation, rédaction et envoi des diplômes.
- Assister le conseiller musique pour l'enseignement spécialisé et supérieur (conservatoires, gestion du dispositif d'aide individuelle pour les élèves musiciens des conservatoires, instruction des dossiers de bourse).

Compétences principales mises en oeuvre :

Les compétences, connaissances :
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Bonne connaissance de l'environnement professionnel et de l'administration
- Connaissances budgétaires et comptables
- Notions du droit administratif

Les compétences techniques, savoirs faire,
- S'adapter aux différents interlocuteurs, savoir communiquer
- Hiérarchiser et orienter les informations
- Rédiger et mettre en forme des documents et des actes administratifs, selon les commandes
- Rigueur, sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités et autonomie
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacité d'utilisation des outils informatiques et bureautiques

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Les compétences comportementales, savoirs être.
- Capacité à travailler en équipe
- Réactivité face aux sollicitations professionnelles
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation