Université Lyon 1 - Chargé d'Aide au Pilotage de la Cfvu H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le/la chargé(e) d'aide au pilotage de la CFVU assiste la Vice-présidente de la CFVU dans la préparation et l'organisation matérielle de cette commission. Sa bonne connaissance de l'université, et plus particulièrement des domaines de la formation et de la vie étudiante, lui permet de dialoguer de manière fluide et efficace avec ses différents interlocuteurs (directions de composantes, services centraux comme la Direction de la formation, la Direction des affaires juridiques et institutionnelles, etc.) afin d'apporter un appui à la Vice-présidente et aux Vice - présidents délégués dans l'élaboration de l'ordre du jour de l'instance, dans l'analyse des points à inscrire à l'ordre du jour transmis par les composantes, ainsi que dans la collecte et l'analyse critique des documents venant en appui des différents sujets.
Il/elle est hiérarchiquement rattaché(e) au cabinet de la présidence de l'université.

Activités principales de l'agent :
- Tenir à jour un calendrier et un programme indicatif des séances de la CFVU de l'année universitaire (avec mise en exergue des points récurrents)
- Tenir à jour les modèles de documents types mis à disposition des composantes
- Recenser les points à inscrire à l'ordre du jour de la CFVU, en lien avec les composantes et les services
- Préparer les propositions d'ordre du jour en collaboration avec la Vice-présidente de la CFVU et ses VPd, la DIFOR et la DGSA FVE, et organiser le dépôt des documents relatifs aux points à examiner (dépôt sur l'espace SharePoint dédié), notamment les projets de délibérations rédigés par les composantes
- Vérifier, en lien avec la DAJI, les projets d'avis et de délibérations soumis à la CFVU
- Organiser les réunions avec les interlocuteurs des composantes lorsqu'un point doit être discuté avec l'équipe de gouvernance lors des réunions techniques
- Envoyer les convocations pour les séances de la CFVU
- Organiser la mise à disposition des documents liés à la CFVU (intranet)
- Réserver les salles de réunion et le matériel
- Organiser la captation de la réunion et superviser la rédaction du compte-rendu
- Mettre à jour la liste des membres de la commission
- Tenir les listes d'émargement, collecter et vérifier les procurations de vote
- Organiser matériellement les votes en séance
- Rédiger les PV de séance et les relevés de décisions
- Diffuser les procès-verbaux de séance, les relevés de décisions ainsi que les extraits de délibérations qui sont transmis aux personnes intéressées et à l'autorité de tutelle lorsqu'ils ont valeur réglementaire
- Transmettre à la DAJI l'intitulé des points et les projets de délibération du CA qui ont été soumis à l'avis préalable de la CFVU (pour inscription à l'ODJ du CA)
- Organiser la validation et la diffusion des comptes-rendus

Compétences attendues :
- Maîtriser la conduite de projet
- Instruire et analyser les dossiers
- Réaliser des synthèses
- Créer des outils de reporting
- Savoir rédiger et rendre compte
- Etablir des bilans d'actions et des indicateurs de suivi
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance approfondie de la réglementation et des aspects juridiques relatifs à la formation
- Connaissance des fondamentaux en gestion financière
- Maîtrise des outils bureautiques

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Savoir être :
- Rigueur, fiabilité
- Réactivité et disponibilité
- Autonomie, sens de l'analyse et de l'organisation
- Sens relationnel