Assistant - Assistante de Direction d'Un Acm H/F - Pôle Emploi

Missions principales :
- Gestion administrative courante : rédaction de courriers et comptes rendus, traitement des mails et du courrier, classement et archivage des documents, suivi des dossiers
- Suivi budgétaire et financier : saisie et actualisation des outils de suivi, facturation, encaissements, relances, coordination avec le pôle Finance
- Logistique et approvisionnements : commandes de repas, goûters, matériel et fournitures, suivi des besoins liés aux locaux.
- Organisation et coordination : planification des réunions, gestion des agendas, convocations, préparation logistique, suivi des émargements
- Suivi des présences et créations de tableaux de bord : contrôle des présences enfants, mise à jour d'outils de suivi et de pilotage
- Appui à la vie de la structure : soutien administratif à l'ensemble des activités, sorties, événements et projets menés au sein de la structure

Missions RH et gestion des plannings :
- Accueil administratif des salariés et accompagnement lors de leur embauche
- Suivi administratif du personnel : réception, transmission et classement des documents relatifs aux salariés
- Gestion des plannings : saisie et mise à jour des emplois du temps dans le logiciel dédié, suivi mensuel de l'état de présence de l'équipe
- Appui à l'organisation du travail : proposition d'ajustements en lien avec la directrice, en tenant compte des absences et de la réglementation
- Gestion de l'intérim : réalisation des demandes et saisie sur la plateforme dédiée, après validation par la direction

Gestion des inscriptions :
- Participation aux processus de préinscription : élaboration des documents, définition du calendrier, planification des étapes
- Traitement administratif des préinscriptions : saisie, vérification et analyse des informations nécessaires, contrôle de la recevabilité des dossiers
- Suivi des demandes et des listes d'attente : mise à jour régulière, propositions de places aux familles en lien avec la direction
- Participation aux commissions d'attribution et aux réunions liées à l'accueil des enfants
- Création et mise à jour des documents administratifs liés aux inscriptions et au suivi des familles

Relations avec les familles et gestion des inscriptions :
- Accueil physique et téléphonique
- Communication avec les parents : diffusion d'informations via différents supports

- Appui et relai d'informations entre la direction, l'équipe et les partenaires
- Réponse aux sollicitations de la collectivité dans le cadre de ses missions

Informations sur le poste :
- Démarrage : dès que possible
- Type du contrat : CDI
- Temps d'intervention : Lundi au vendredi + vacances scolaires
- Volume horaire : 35h00 par semaine
- BTS Assistante de direction exigé ou équivalent
- Taux horaire : 13.10€ brut de l'heure
- Estimation du salaire : 2025,99 € brut / 1499,23€ net mensuel + points techniques en fonction de l'expérience
- Échelon : C
- Indice : 285

Avantages de l'OPAL :
Prise en charge des repas
- Participation à la mutuelle Mut'Est
- Participation à 100% aux frais de transport en commun
- Prise en compte de l'ancienneté dans la branche
- Partenariats avec Action Logement et Chorum
- Possibilité d'évolution et de formation

Les partenariats et les aides diverses :
- Prévoyance CHORUM pour une meilleure prise en charge de vos frais de santé
- Partenariat ACTION LOGEMENT pour une aide à la recherche d'un logement à proximité
- Prise en compte de l'ancienneté dans la branche avec une rémunération adaptée
- Un CSE (Comité Social et Economique) engagé et toujours à vos côtés pour des questions à l'employeur
- Cartes cadeaux spéciales "vacances" ou "Noel" et cartes « naissance » en fonction de votre ancienneté à l'OPAL

La fiche de poste relative à votre emploi est disponible à la demande auprès de l'association OPAL.
N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations concernant ce poste.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.