Assistante de Direction - Mairie de Saint-Nicolas-Lez-Arras H/F - Fonction publique Territoriale

* Organisation permanente de la vie professionnelle de l'élu,
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (secrétariat divers),
* Gestion du courrier de l'élu,
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
* Organisation et planification des réunions,
* Suivi de l'agenda de l'élu.
* Logement en lien avec le CCAS (suivi des demandes : attributions), participation aux réunions internes, commissions d'attribution des logements.
* Mise à jour des listings d'envoi.

- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu,
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
* Organiser les déplacements de l'élu,
* Établir une relation de confiance avec l'élu.
* Notions d'organisation et de gestion du temps,
* Fonctionnement des services de la collectivité,
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité.

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Technique de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.),
* Circuits et procédures administratives,
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Logiciels de bureautique,
* Fonctionnement de l'Internet et de l'Intranet.
* Fonctionnement du SNE (logiciel d'enregistrement des demandes de logement)

- Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec l'élu,
* Respecter les délais de transmissions de documents avant la réunion.
* Principes rédactionnels de la note de synthèse,
* Principes rédactionnels du compte rendu.

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
* Standard téléphonique,
* Annuaire de la collectivité et des partenaires,
* Fonctionnement et rôle des autres collectivités ou organismes extérieurs.

Expérience souhaitée