Secrétaire de Département H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le secrétaire de département organise les relations externes et internes du chef de département, des responsables pédagogiques et de licence, des enseignants permanents et des enseignants vacataires, en recueillant, transmettant et facilitant la circulation de l'information au sein de la structure.

Il participe à l'animation du département et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Activités principales

· Assurer un accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion administrative du département

· Assurer le secrétariat du chef de département et des responsables pédagogiques

· Tenir à jour les tableaux de bord et fichiers

· Gérer les dossiers administratifs des enseignants permanents, des vacataires et des conférenciers

· Assurer le suivi des heures d'enseignement vacataire et leur paiement

· Participation aux inscriptions des étudiants et à la gestion de la scolarité du département

· Participer à la vie institutionnelle du département : préparer les réunions, rédiger les comptes rendus, préparer les élections...

· Assurer le suivi administratif de l'apprentissage (suivi des apprentis, préparation des réunions du comité de liaison, gestion du Carnet de Liaison Electronique (CLE)

· Participer à la préparation logistique des divers événements de l'IUT

· Etablir et faire le suivi des engagements juridiques

· Réceptionner le matériel, assurer le suivi des livraisons et de la facturation, gérer les stocks

Une formation en gestion administrative est demandée, ainsi qu'une expérience sur un poste similaire.