Responsable Accueil en Charge du Bureau Scolarité H/F - Fonction publique Territoriale

Responsable de l'accueil et du bureau scolarité.

En charge de la responsabilité de l'accueil :
* Il aura en charge l'encadrement d'un agent de catégorie C ;
* Accueil physique du public, il veillera à ce qu'il soit dirigé correctement au sein de l'établissement ;
* Accueil téléphonique : il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par le Conservatoire ;
* Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire : suivi, diffusion et classement ;
* Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
* Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
* Il fournira également les informations sur les événements de l'établissement ;
* Il veillera à l'application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.

En charge de la gestion administrative de la scolarité :
* Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier : saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
* Il gérera les absences des élèves ;
* Il diffusera les informations importantes aux familles : absences des professeurs, reports ou modifications de cours, changement de salles, etc. ;
* Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
* Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
* Il aura un contrôle sur l'envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
* Il gérera les modifications d'emploi du temps dans le logiciel de métier ;
* Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.

Missions secrétariat de direction
* Il viendra en soutien des chargées de missions : suivi du secrétariat et surcharges d'activités ;
* Il assurera la rédaction des courriers administratifs de la direction.

Conditions particulières d'exercice :
- Travail en bureau ;
- Techniques et outils de communication ;
- Techniques de secrétariat et maîtrise de l'outil informatique et logiciel métier ;
- Présence pendant les pics d'activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d'année scolaire (juin/juillet) ;
- Tenue vestimentaire correcte.

SAVOIR FAIRE :
Accueil :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Prendre des messages ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Favoriser l'expression de la demande ;
- Appliquer les règles de communication et de protocole ;
- Mettre en relation des correspondants ;
- Adapter son intervention aux différents publics.

Renseignement et orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Présenter des documents d'information et de communication ;
- Gérer un planning de réservation ;
- Orienter vers les personnes et services compétents ;
- Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès.

Gestion de la scolarité :
- Gestion des inscriptions des élèves ;
- Renseigner les familles sur l'organisation des cours et le fonctionnement du Conservatoire ;
- Assistance des enseignants sur leur lieu de cours.

SAVOIR ETRE :
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir communiquer avec les partenaires extérieurs institutionnels ;
- Savoir faire preuve de discrétion et de réserve ;
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- Savoir réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Savoir conserver neutralité et objectivité face aux situations.

- Titulaire du permis de conduire et véhiculé (déplacements sur les communes du département) ;
- Être titulaire d'un Bac +2 de type : BTS secrétariat, BTS PMI-PME ou équivalence.