Gestionnaire Administratif H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste
Contribuer aux activités de gestion et de bon fonctionnement de la Direction des Formations Doctorales d'AgroParisTech et de l'ED ABIES
Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
Suivi d'une partie des doctorants de l'ED ABIES (environ 280) et d'une vingtaine de doctorants SIReNa et GAIA, de leur inscription à leur soutenance : vérification des demandes et des dossiers d'inscription et de réinscription, aide à l'utilisation de la plateforme ADUM de gestion des doctorants, suivi des déplacements internationaux, contrôle des informations et documents de soutenance, édition des attestations, lien avec les bibliothèques pour les dépôts de thèse, archivage des dossiers
- Gestion de l'offre de formation : mise en ligne du catalogue de formations, gestion des inscriptions et validation des formations, appui à la logistique des formations
- Mise en place des nouveaux contrats doctoraux : gestion de la partie administrative des concours d'allocations doctorales, édition de documents pour les membres du jury, transmission des informations à la DRH pour l'édition des contrats, suivi du processus de signatures des documents.
- Communication : mise à jour de la base ADUM de gestion des doctorants et des encadrants, extraction de données pour répondre aux enquêtes, participation à la mise à jour du site web d'AgroParisTech et de l'ED ABIES.
- Evènements : organisation de la logistique de réunions telles que le Conseil scientifique et pédagogique de l'ED ABIES, participation ponctuelle aux autres événements (journées des doctorants ABIES, Forum professionnel Doc'Avenir...)
- Interaction avec les gestionnaires des ED SIReNa et GAIA ainsi que des établissements co-accrédités de l'ED ABIES et suivi des actualités sur le doctorat (réunions d'information ADUM, réseau des gestionnaires en charge du doctorat de l'Université Paris-Saclay, Bibliothèques...)

Savoirs
- Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, ADUM, gestion de site internet)
- Connaissance du doctorat et de la réglementation associée
- Une connaissance de la base ADUM serait un plus

Savoir-faire / Savoir-être
- Autonomie
- Sens de l'organisation et hiérarchie des priorités tout au long de l'année
- Rigueur et polyvalence
- Bon relationnel et bonne communication (y compris en anglais)
- Capacité d'adaptation et réactivité et avec le sens du partage de ses connaissances, esprit d'équipe