Un·e Gestionnaire de Scolarité en Charge de la Délivrance des Diplômes H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

Assurer la gestion administrative et la délivrance des diplômes de l'établissement (hors doctorats).

Mission 1 : Réaliser les opérations de gestion en relation avec le domaine de la délivrance des diplômes

Assurer l'accueil physique, électronique et téléphonique des usagers, en rapport avec la délivrance des diplômes.
Assurer la remise en présentiel et par courrier recommandé de l'ensemble des diplômes de l'établissement (hors doctorats) - environ 5 500/an.
Assurer la remise des suppléments au diplôme pour les niveaux Licence et Master.
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information en lien avec les diplômes nécessaire au fonctionnement du service.
Contrôler les informations personnelles présentes sur les diplômes avant chaque remise.
Assurer le suivi de l'activité de remise des diplômes (suivi des envois, enregistrement sur tableau de bord, etc.).
Assurer la gestion et le paramétrage de la plateforme de rendez-vous.

Mission 2 : Assurer l'archivage et participer à la modernisation de la gestion des diplômes

Assurer l'archivage et le classement des diplômes, des ADD et des listes d'émargements.
Assurer la gestion logistique du matériel spécifique (enveloppes cartonnées, bordereaux AR, cahiers des envois internationaux).
Participer à la modernisation du service en rapport avec la gestion des diplômes.

Mission 3 : Apporter un appui aux gestionnaires des résultats

Participer à la gestion des résultats et assurer les lancements de calculs à l'UE, au semestre et à l'année.
Participer aux délibérations des jurys de diplômes en appui aux gestionnaires des résultats.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Connaissance du fonctionnement et des circuits de décision de l'établissement
Connaissance de la réglementation se rapportant à l'édition et à la remise des diplômes

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
Savoir rechercher l'information, la vérifier, la synthétiser, la transmettre et la classer
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SAVOIRS ÊTRE

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Capacités d'adaptation, d'écoute et rédactionnelles
Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience professionnelle dans un établissement d'enseignement supérieur et dans un service de scolarité serait un plus.