Assistante d'Agence H/F - Proxima Intérim

On recherche un ou une nouvelle assistante d'agence pour nos bureaux de Saint-Raphaël afin de soutenir notre croissance qui tourne à 40% depuis 3 ans. Prêt.e à relever le défi ?

Proxima c'est quoi ?

Une agence de travail temporaire et un cabinet de recrutement à la fois. On est leader sur le secteur des travaux publics depuis la création de l'agence fin 2020 mais on a aussi une capacité à recruter de façon généraliste sur tous types de postes grâce à notre méthodologie de recrutement et nos outils IA (ça c'est une histoire pour nos futurs échanges !).

Actuellement Proxima c'est 5 personnes. 3 personnes dédiées à l'interim, 1 personne qui travaille sur nos offres de recrutements et 1 sur le développement. On te présentera tout ce petit monde le moment venu, pas d'inquiétude.

Niveau valeurs on est solide sur les appuis : exigences, transparence, confiance, flexibilité, intrapreneuriat. Ces valeurs sont parfaitement incarnées au sein de l'équipe. N'hésite pas à nous demander ce que ça représente pour nous. (Si t'es vraiment pressé.e tu peux toujours aller consulter notre site https://www.proxima-recrutement.com/)

Pourquoi on recrute ?

Parce que notre agence de Saint-Raphaël grandit vite. Très vite. Trop vite ?

Et avec cette croissance, l'équipe commence à manquer de temps pour gérer toutes les tâches administratives, l'accueil des intérimaires et des candidats, les demandes des clients et j'en passe. On a besoin de quelqu'un qui puisse prendre le relais sur une partie des missions aujourd'hui portées par la direction et notre responsable administrative.

Bref, on cherche une nouvelle pièce maîtresse pour l'équipe : quelqu'un de fiable, organisé.e, qui saura gérer l'accueil et l'administratif au quotidien, sans perdre le sourire (même après 50 relances de signatures de contrats et 12 relevés d'heures mal complétés).

Pourquoi rejoindre Proxima ?
- Contrairement à ce qu'on peut voir ailleurs, chez nous tu ne seras pas juste "l'assistant.e". Tu seras au coeur de la vie de l'agence. On est une petite équipe soudée et tout le monde est impliqué dans les décisions stratégiques et la croissance de l'entreprise.
- On bosse dans une ambiance saine bien qu'exigeante. Tu vas travailler avec des gens contents d'être là, investis, qui savent pourquoi ils se lèvent le matin. Tout le monde est responsable de sa propre réussite au sein de l'équipe et tu bénéficieras d'un coaching pour atteindre tes objectifs et performer avec nous.
- Pour la confiance. Si tu veux monter en compétences, on t'accompagne, on te forme, et on te laisse de l'espace pour évoluer. Notre objectif c'est que tu dépasses tes fonctions et que tu crées de la valeur au sein de l'équipe.
- Pour la transparence. C'est notre façon de bosser au quotidien : On se dit les choses, même quand elles ne font pas plaisir. On partage tout, les résultats, les chiffres, la marge, les réussite, les échecs.
- Comme je le disais on partage tout. Même la valeur. Toute l'équipe participe à la croissance et la réussite de l'entreprise, alors c'est normal que tout le monde en profite... financièrement.
- On a plein d'autres atouts comme la mutuelle prise en charge à 100%, la flexibilité des horaires et des opportunités d'évolution alignées avec la croissance de l'entreprise (une courbe à 40% par an -> ça grimpe vite).

Comment ça va se passer ?
- Un premier échange téléphonique avec l'équipe recrutement.
- Un entretien avec Séverine, la directrice d'agence.
- Un entretien avec Audrey, la responsable administrative, et ta future manager.
- Un petit-déj avec l'équipe pour voir si le courant passe suivi d'une demi-journée d'immersion à l'agence : tu observes, tu participes, tu poses des questions. On veut voir comment tu te débrouilles en situation réelle.
- Un dernier échange avec le directeur général de Proxima.Ce que tu vas faire chez nous

L'accueil des candidats et le suivi administratif des intérimaires.

Concrètement, ton quotidien ressemblera à ça :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence. Etant la première personne que nos intérimaires rencontreront, il est donc primordial que tu ai le sens de l'accueil. La fidélisation de nos futurs salariés commence dès l'inscription. Ce qui fera la différence c'est la qualité de l'accueil et des informations délivrées. En gros, faut être carré dans les process et avec le sourire.
- Créer et suivre les dossiers des intérimaires : cartes BTP, permis, titres de séjour... En interim on a beaucoup de contraintes, surtout dans les travaux publics. Du coup il faut qu'on soit hyper vigilants lorsqu'on envoie un nouveau salarié en mission. Et ça c'est TA mission, si tu l'acceptes. Après ne t'inquiètes pas, on a des process, on est très carrés (exigeants tu te rappelles :)), tu devrais vite prendre les choses en main. Cependant, si la rigueur c'est pas ton truc, il st possible que ça ne marche pas trop entre nous.
- Saisir les relevés d'heures et assurer leur suivi : c'est répétitif, c'est trèèèèèèès sensible, et c'est crucial. Si t'aimes les missions où faut être précis (genre chirurgical), tu vas être servi.e.
- Gérer les stocks d'EPI (chaussures, casques, gilets...) et leur distribution. On chouchoute nos intérimaires. Donc on les équipe de la tête aux pieds assez rapidement dans leur parcours chez nous. Ca veut dire, pas mal de stock à gérer pour les équiper du mieux possible.
- Participer à la vie de l'agence : On est une équipe. "Jusque là rien de transcendant" me diras-tu. SAUF QUE, être une équipe ça veut dire communiquer chez Proxima. Chacun, oui chacun, est un rouage essentiel du bon fonctionnement de la machine. Du coup ça implique de transmettre les bonnes infos, poser les bonnes questions... Faire en sorte que tout roule quoi.

Un petit disclaimer avant d'aller plus loin : Pas de télétravail sur ce poste - l'accueil, ça se fait en vrai, pas en visio. Si le remote est un point primordial pour toi : Merci d'avoir lu jusque là, j'espère que l'expérience a été agréable.

Rémunération et avantages

Salaire : SMIC mensuel brut - 1801,80 €

Primes sur objectifs deux fois par an (parce que tout le monde contribue à la réussite) - indexées sur les résultats mais globalement on est sur plus qu'un 13ème et 14ème mois.

Accompagnement, formation, montée en compétences via des formations externes et du coaching interne

Perspectives d'évolution à moyen terme (si t'as l'envie, on a les projets)

La mutuelle prise en charge à 100% par l'entreprise

Ce qu'on aimerait que tu viennes ajouter à l'équipe

Techniquement
- Une maîtrises de la suite Office, surtout Excel. On ne te demande pas de coder une macro, mais tu dois savoir te débrouiller avec un tableau croisé dynamique sans galérer;
- De l'expérience en agence d'intérim ou en tant qu'assistante RH. En gros tu sais ce que c'est de gérer des contrats, des intérimaires, des deadlines et tes priorités;
- Si tu as des bases solides en droit du travail et gestion des contrats c'est un gros plus. Pas besoin d'être juriste, mais savoir ce qu'est une mise à disposition ou un contrat de mission, c'est cool.
- Si en plus tu connais Tempo / Banco. Nickel. Sinon, pas grave, on t'apprendra.
- Ah oui, et une orthographe correcte (oui, on y tient). Tu seras amené.e à communiquer par écrit avec les salariés et potentiellement les clients, c'est mieux sans les fautes (petit hack perso : au pire t'as chat GPT).

Humainement
- De la rigueur. Tu aimes quand les choses sont bien faites. Mais genre, vraiiiiment... bien faites.
- De la force de caractère : T'imposer avec tact. Tu connais l'expression une main de fer dans un gant de velours ? Bon ben voilà.
- Un esprit analytique. Tu poses des questions quand tu ne comprends pas. Une seule personne dans l'équipe déteste qu'on lui pose 15 fois la même question. On te laissera deviner par toi même. Pour le reste tu peux y aller, no limit.
- De la sympathie, mais pas de mollesse. Il faut savoir dire non, avec le sourire (le gant de velours, tout ça).
- De la curiosité, de l'autonomie et de l'organisation. Tu peux gérer un volume important de données sans te noyer et tu sais gérer les priorités sans paniquer. Parce que, oui, dans notre métier les priorités de 9h ne seront pas celles de 9h02, ni de 9h13. Et ainsi de suite, je vais pas faire toute la journée, je pense que tu as compris.

Ce qu'on attend de toi dans les premiers mois

À 3 mois :
- Tu gères l'accueil comme un.e pro.
- Tu crées les dossiers intérimaires sans qu'on ait à repasser derrière toi.

À 6 mois :
- Tu es autonome sur la saisie des relevés d'heures et la création des contrats.
- Tu maîtrises les process internes.

À 9 mois :
- Tu commences à contrôler les relevés d'heures, à détecter les incohérences.
- Tu es force de proposition pour améliorer les process.

À 12 mois :
- Tu es totalement autonome sur ton périmètre, y compris la préparation de la paie.
- Tu es un pilier de l'agence.

T'as lu jusqu'ici ? C'est bon signe.

Si tu te reconnais dans cette annonce, envoie-nous ton CV (ou même juste un message pour commencer) à :

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On a hâte de te rencontrer !