Secretaire Administratif et Scientifique H/F - Universite de la Guyane Min 950

L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'ESPE, de départements de formations et de recherche, de laboratoires et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 500 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.Le secrétaire administratif et scientifique est placé sous l'autorité de la Directrice du laboratoire MINEA pour les activités liées au laboratoire, et sous l'autorité du Directeur et du Responsable administratif de l'INSPE pour les activités liées à l'INSPE.

Activités au sein du laboratoire MINEA (50% du service)
- Contribuer à la coordination de l'ensemble des moyens matériels et logistiques mis à disposition en apportant un appui technique et administratif aux porteurs des projets collectifs ou individuels ;
- Contribuer au suivi administratif du laboratoire et des réunions de ses instances (Conseil de laboratoire et assemblée générale) ;
- Contribuer au suivi administratif des doctorants en lien avec l'Ecole Doctorale de l'UG ;
- Contribuer au suivi administratif du plan de formation des chercheurs de MINEA en lien avec la DRHM de l'UG ;
- Contribuer à la veille technologique sur les appels à projets et bourses de recherche adaptés aux profils des doctorants rattachés à MINEA ;
- Assurer l'organisation logistique des journées d'études, de manifestations scientifiques ou d'opération événementielles ;
- Contribuer à l'alimentation des pages Intranet et Internet du laboratoire.

Activités au sein de l'INSPE (50% du service)
- Assurer l'assistance de direction du directeur, des deux directeurs adjoints et du responsable administratif et financier ;
- Assurer l'édition et le suivi de conventions de stage en lien avec les responsables pédagogiques et la scolarité ;
- Apporter un appui technique lors des pics d'activité de la scolarité (inscriptions, examens et jurys) ;
- Assurer la communication interne (personnels) et externe de l'INSPE (public, partenaires) ;
- Assurer l'alimentation et l'actualisation du site web de l'INSPE en lien avec la Direction de l'INSPE ;
- Contribuer au développement d'études statistiques (résultats, profils, insertion).

Conditions particulières d'exercice :
- 37h30 hebdomadaires
- La répartition du service peut évoluer d'une semaine à l'autre en fonction de l'activité des deux structures (ex : organisation logistique d'un colloque)
- Prévoir quelques déplacements sur le territoire

Compétences :
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Techniques de communication
- Outils de gestion et de communication informatique
- Connaissance générale en gestion financière
- Classement et archivage
- Saisie et mise en forme des documents administratifs divers (courriers, messages, etc.)
- Opérations de reprographie, d'affichage
- Collecte des informations auprès des formateurs ou des usagers
- Maîtrise d'une langue étrangère appréciée (anglais, portugais, espagnol)

Outils spécifiques à l'activité :
- Outils bureautiques (Word, Excel), gestion de site web (alimenter un site web en informations)

Savoir-faire et savoir-être :
- Expression écrite et orale ;
- Capacité rédactionnelle (orthographe) ;
- Autonomie et sens de l'initiative
- Réceptionner et transmettre des appels téléphoniques
- Organiser le travail en gérant les priorités
- Traiter des dossiers, en assurer le suivi et respecter la confidentialité
- Capacités d'adaptation ;
- Capacités relationnelles ;
- Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues : Anglais exigé, Portugais exigé

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.